コンテンツの承認が必要なライブラリで、メジャー バージョン管理およびマイナー バージョン管理が有効になっている場合、ワークフローを使用してコンテンツの承認を管理 (モデレート) できます。ワークフローを使用してコンテンツの承認プロセスを管理した場合、マイナー バージョンのドキュメントは、ワークフロー プロセスを通じて承認または却下されるまで承認待ち状態になります。マイナー バージョンは、ワークフローを通じて承認されると、その状態が "承認待ち" から "承認済み" に更新されてメジャー バージョンとして発行され、ライブラリを表示する権限を持つすべてのユーザーが表示できるようになります。マイナー バージョンがワークフローを通じて却下されると、その状態が "承認待ち" から "却下" に更新されてマイナー バージョンのまま維持され、ライブラリ内のマイナー バージョンを表示する権限を持つユーザー以外は表示できません。コンテンツの承認ワークフローは、作成者がマイナー バージョンをメジャー バージョンとしてチェックインするか、ドキュメントの [メジャー バージョンの発行] コマンドを選択した場合、自動的に開始されます。特定の権限を持つユーザーが、コンテンツの承認ワークフローを手動で開始できるようにすることもできます。

コンテンツの承認およびバージョン管理の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

次のセクションでは、ライブラリ コンテンツの承認を管理するためのワークフローのセットアップ手順について説明します。

手順 1: ライブラリ コンテンツの承認を有効にする

手順 2: ライブラリのメジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理を有効にする

手順 3: ライブラリ コンテンツの承認を管理するワークフローをセットアップする

手順 1: ライブラリ コンテンツの承認を有効にし、下書きアイテムのセキュリティを指定する

ライブラリをセットアップするとき、承認がないとそのライブラリに保存されているドキュメントに対して変更を加えることができないように設定できます。

ライブラリに対してコンテンツの承認を必須にした場合、変更されたドキュメントは、そのドキュメントの承認権限を持つユーザーによって承認または却下されるまで、承認待ち状態になります。ライブラリ内のファイルが承認された場合、そのファイルは "承認済み" 状態になり、ライブラリを表示する権限を持つすべてのユーザーが表示できるようになります。ファイルが却下された場合、その状態が "却下" に更新され、ドキュメントの作成者と、リストの管理権限を持つユーザー以外は表示できません。

既定では、承認待ちのドキュメントを表示できるユーザーが、その作成者、および、リストの管理権限を持つユーザーに限定されますが、その他のグループのユーザーにドキュメントの閲覧を許可するかどうかは、必要に応じて指定できます。

1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

   ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

2. ([設定] メニュー) で、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。

   たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

3. [全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。
4. [コンテンツの承認] セクションの [送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] で、[はい] をクリックします。
5. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションの [このドキュメント ライブラリの下書きアイテムを表示できるユーザー ] で、[アイテムの作成者およびアイテムを承認できるユーザー] を選択します。

    メモ    以前にライブラリのバージョン管理設定を更新したことがなければ、コンテンツの承認を必須にすると、このオプションが自動的に選択されます。

6. [OK] をクリックします。

手順 2: ライブラリのメジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理を有効にする

ワークフローでコンテンツの承認を管理するには、さらに、ライブラリのメジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理を有効にしておく必要があります。

1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

   ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

2. ([設定] メニュー) で、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。

   たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

3. [全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。
4. [ドキュメントのバージョン履歴 ] セクションの [メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する] をクリックします。
5. [OK] をクリックします。

手順 3: ライブラリ コンテンツの承認を管理するワークフローをセットアップする

ライブラリ コンテンツの承認は、Microsoft Office SharePoint Server 2007 に用意されている定義済みの承認ワークフローを使用して管理できます。また、組織独自のワークフローを作成および導入して、コンテンツの承認を管理することもできます。

ワークフローを使用してライブラリ コンテンツの承認を管理した場合、ユーザーがドキュメントをメジャー バージョンとしてチェックインするか、ドキュメントの [メジャー バージョンの発行] コマンドを選択したときに必ずコンテンツの承認ワークフローが開始されます。ワークフローの進行中は、ドキュメントがマイナー バージョンのまま維持され、状態は "承認待ち" になります。コンテンツの承認ワークフローを通じてドキュメントが承認されると、その状態が "承認済み" に更新され、ドキュメントがメジャー バージョンとして発行されて初めて、ライブラリ内のドキュメントを表示する権限を持つユーザーが閲覧できるようになります。コンテンツの承認ワークフローを通じてドキュメントが却下された場合、その状態は "却下" に更新され、マイナー バージョンのまま維持されるため、ドキュメントの作成者と、リストの管理権限を持つユーザー以外は表示できません。

 メモ    作成者がドキュメントをメジャー バージョンとしてチェックインしたとき、またはドキュメントの [メジャー バージョンの発行] コマンドを選択したときに自動的に開始されるコンテンツの承認ワークフローは、1 つのライブラリに 1 つしか指定できません。

1. ワークフローを追加するライブラリを開きます。
2. ([設定] メニュー) で、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。

   たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

3. [権限と管理] の [ワークフロー設定] をクリックします。

    メモ 

   • [ワークフロー設定] コマンドは、サイト コレクションに対してワークフローがアクティブに設定されている場合にしか表示されません。
   • このライブラリに既にワークフローが追加されていた場合、この手順を実行すると、[ワークフローの設定変更] ページが表示されるので、そこで、[ワークフローの追加] をクリックして [ワークフローの追加] ページに移動する必要があります。このリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにまだワークフローが追加されていなかった場合、この手順を実行すると、[ワークフローの追加] ページが表示されます。

4. [ワークフローの追加] ページの [ワークフロー] セクションで、コンテンツの承認に使用するワークフロー テンプレートの名前をクリックします。

   Office SharePoint Server 2007 に用意されている定義済みの承認ワークフローを使用する場合は、[承認] ワークフロー テンプレートをクリックします。

5. [名前] セクションに、ワークフローの一意の名前を入力します。
6. [タスク リスト] セクションで、このワークフローで使用するタスク リストを指定します。

    メモ 

   • 既定のタスク リストを使用するか、新しいタスク リストを作成できます。既定のタスク リストを使用すると、ワークフローの参加者は、タスク リストの [自分のタスク] ビューを使用して、自分のワークフロー タスクを簡単に見つけて確認できるようになります。
   • このワークフローのタスクが機密性の高い情報を扱っているため、通常のタスク リストとは別にする必要がある場合は、新しいタスク リストを作成します。
   • 組織内のワークフローが大量になると予想される場合、またはワークフローに大量のタスクを含める予定がある場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。このような場合は、ワークフローごとにタスク リストを作成できます。

7. [履歴リスト] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで生じたすべてのイベントが表示されます。

    メモ    履歴リストは、既定の履歴リストを使用することも、新規に作成することもできます。たとえば、ワークフローが数多く存在する組織では、各ワークフローについて別個に履歴リストを作成できます。

8. [開始オプション] セクションの [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] チェック ボックスをオンにします。

    メモ    このオプションは、ライブラリに対してメジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理が有効に設定され、さらに、選択したワークフロー テンプレートがコンテンツの承認に対応している場合にのみ使用できます。

9. ワークフローを手動で開始できるようにする場合は、[アイテムの編集権限を持つ認証済みユーザーが、このワークフローを手動で開始できるようにする] チェック ボックスをオンにします。ワークフローを開始するために追加のアクセス許可を要求する場合は、[ワークフローの開始にリストの管理権限を要求する] チェック ボックスをオンにします。
10. カスタマイズするオプションが他にもある場合は、[次へ] をクリックし、ワークフローの [カスタマイズ] ページで必要なオプションを指定します。

    Office SharePoint Server 2007 に用意されている定義済みの承認ワークフローを使用する場合、ワークフローのカスタマイズ方法の詳細については、「承認ワークフローを使用する」を参照してください。

11. ワークフローに使用できるカスタマイズ オプションが他にない場合は、[OK] をクリックします。

 メモ 

• コンテンツの承認ワークフローは、作成者が下書きをメジャー バージョンとしてチェックインするか、ドキュメントの [メジャー バージョンの発行] コマンドを選択した場合、自動的に開始されます。
• ドキュメントの承認権限を持つユーザーは、ライブラリ内でそのドキュメントのプロパティを直接編集することによって承認することができます。この方法でドキュメントを承認または却下した場合、ワークフローは自動的に終了します。