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承認ワークフローを使用する
承認ワークフローを使用する

承認ワークフローとは、リストまたはライブラリに保存されたドキュメントまたはアイテムを一連の承認者に回覧するプロセスのことです。既定では、承認ワークフローがドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられ、特に何もしなくても、ドキュメント ライブラリから使用できます。

この記事の内容

承認ワークフローの実際

承認ワークフローは、ドキュメントまたはアイテムを承認担当の仕事仲間や上司に送信するビジネス プロセスを支援します。承認に関して人によって行われる作業がすべて管理および追跡され、完了した後も、その記録が残るため、承認のためのビジネス プロセスをより効率化することができます。

ワークフローが利用可能な状態にあれば、リストまたはライブラリのドキュメントまたはアイテムから承認ワークフローを直接開始できます。ワークフローを開始するには、使用するワークフローを選択してから、ワークフローの開始フォームにワークフローの参加者 (承認者)、期限、タスクに関連する指示などを入力します。ワークフローが開始されると、サーバーによって、すべての参加者にタスクが割り当てられます。さらに、サーバーで電子メール通知が有効になっている場合、すべての参加者に電子メール通知が送信されます。参加者は、タスク通知の電子メールにあるリンクをクリックして、承認対象のドキュメントまたはアイテムを開くことができます。これらを承認するか、却下するかを選択できるほか、承認タスクを再割り当てすることもできます。また、承認対象のドキュメントまたはアイテムに対する変更を依頼することも可能です。ワークフロー タスクは、Microsoft Office SharePoint Server 2007 Web サイトから行うことも、2007 Microsoft Office system の特定のプログラム内から直接行うこともできます。ワークフローの進行中、ワークフローの所有者または参加者は、[ワークフローの状態] ページで、どの参加者が各自のワークフロー タスクを完了したかを確認できます。ワークフローの参加者がそれぞれのワークフロー タスクを完了すると、ワークフローは終了し、ワークフローの完了を伝える通知が自動的にワークフローの所有者に送信されます。

既定では、承認ワークフローがドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられ、特に何もしなくても、ドキュメント ライブラリから使用できます。ドキュメント ライブラリの既定の承認ワークフローは、一度に 1 人の参加者にだけタスクが割り当てられる順次ワークフローです。また、発行サイトのページ ライブラリには、承認ワークフローの 1 つのバージョンが既定で関連付けられ、Web ページの発行内容に対する承認プロセスは、そのワークフローを使って管理できます。このあらかじめ関連付けられている承認ワークフローのバージョンを社内的なニーズに合わせてカスタマイズできるほか、まったく新しい承認ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加することも可能です。

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リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプの承認ワークフローを追加または変更する

ワークフローを使用するためには、そのワークフローをあらかじめリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加し、特定の場所のドキュメントまたはアイテムに対して利用できる状態にしておく必要があります。ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加するには、リストの管理権限が必要です。一般に、この作業はサイト管理者が行うか、特定のリストまたはライブラリの管理担当者が実行します。

サイト内でワークフローをどのように使用できるかは、そのワークフローが追加された場所によって異なります。

  • リストまたはライブラリに直接追加したワークフローは、そのリストまたはライブラリ内のアイテムに対してのみ使用できます。
  • リスト コンテンツ タイプ (特定のリストまたはライブラリに追加されたサイト コンテンツ タイプのインスタンス) に追加したワークフローは、そのコンテンツ タイプが関連付けられている特定のリストまたはライブラリ内の、該当するコンテンツ タイプのアイテムに対してのみ使用できます。
  • サイト コンテンツ タイプに追加したワークフローは、そのサイト コンテンツ タイプのインスタンスが追加されているすべてのリストおよびライブラリ内の、該当するコンテンツ タイプの任意のアイテムに対して使用できます。特定のコンテンツ タイプのアイテムに対し、サイト コレクション内のさまざまなリストやライブラリで広くワークフローを使用できるようにするには、目的のワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加するのが最も効率的な方法です。

承認ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する場合も、既にリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに関連付けられている承認ワークフローを変更する場合も、手順は同じです。

  1. リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプのワークフローを追加または変更するために [ワークフローの追加] ページや [ワークフローの変更] ページを開くには、次のいずれかの操作を行います。
    • リストまたはライブラリの場合
      1. ワークフローを追加または変更するリストまたはライブラリを開きます。
      2. [設定] メニュー ([設定] メニュー) の [リストの設定] をクリックするか、開いているライブラリの種類に対する設定をクリックします。

        たとえば、ドキュメント ライブラリでは、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

      3. [権限と管理] の [ワークフロー設定] をクリックします。
    • リスト コンテンツ タイプの場合
      1. ワークフローを追加または変更するリスト コンテンツ タイプのインスタンスが含まれているリストまたはライブラリを開きます。
      2. [設定] メニュー ([設定] メニュー) の [リストの設定] をクリックするか、開いているライブラリの種類に対する設定をクリックします。

        たとえば、ドキュメント ライブラリでは、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

      3. [コンテンツ タイプ] で、コンテンツ タイプの名前をクリックします。

         メモ    リストまたはライブラリの設定で複数のコンテンツ タイプが許可されていないと、そのリストやライブラリの [カスタマイズ] ページには [コンテンツ タイプ] セクションが表示されません。

      4. [設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。
    • サイト コンテンツ タイプの場合
      1. サイト コレクションのホーム ページで、メニュー イメージ ([サイトの操作] メニュー) の [サイトの設定] をポイントし、[すべてのサイト設定の変更] をクリックします。
      2. [ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
      3. ワークフローを追加または変更するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックし、[ワークフロー設定] をクリックします。

     メモ    リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに既にワークフローが追加されている場合は、この手順によって [ワークフローの設定変更] ページが直接表示され、[ワークフローの追加] ページに移動するには [ワークフローの追加] をクリックする必要があります。リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローが 1 つも追加されていない場合は、この手順によって [ワークフローの追加] ページが直接表示されます。

  2. [ワークフローの設定変更] ページで、[ワークフローの追加] をクリックするか、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。
  3. 次のいずれかの操作を行います。
    • ワークフローを追加する場合は、[ワークフローの追加] ページの [ワークフロー] セクションで、[承認] ワークフロー テンプレートをクリックします。
    • ワークフローの設定を変更する場合は、[ワークフローの変更] ページで、対象の設定を次の手順に従って変更します。
  4. [名前] セクションに、ワークフローの一意の名前を入力します。
  5. [タスク リスト] セクションで、このワークフローで使用するタスク リストを指定します。

     メモ 

    • 既定のタスク リストを使用するか、新しいタスク リストを作成できます。既定のタスク リストを使用すると、ワークフローの参加者は、タスク リストの [自分のタスク] ビューを使用して、自分のワークフロー タスクを簡単に見つけて確認できるようになります。
    • このワークフローのタスクが機密性の高い情報を扱っているため、通常のタスク リストとは別にする必要がある場合は、新しいタスク リストを作成します。
    • 組織内のワークフローが大量になると予想される場合、またはワークフローに大量のタスクを含める予定がある場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。このような場合は、ワークフローごとにタスク リストを作成できます。

  6. [履歴リスト] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで生じたすべてのイベントが表示されます。

     メモ    履歴リストは、既定の履歴リストを使用することも、新規に作成することもできます。たとえば、ワークフローが数多く存在する組織では、各ワークフローについて別個に履歴リストを作成できます。

  7. [開始オプション] セクションで、ワークフローをいつ、だれが、どのように開始するのかを指定します。

    この承認ワークフローを使用して、ライブラリのコンテンツ承認を管理する場合は、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] チェック ボックスをオンにします。ワークフローを使ったコンテンツ承認の詳細については、「ワークフローを使用してライブラリのコンテンツ承認を管理する」を参照してください。

     メモ 

    • 選択したワークフロー テンプレートでサポートされていない特定のオプションは使用できません。
    • [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] オプションを使用できるのは、ライブラリでメジャー バージョンおよびマイナー バージョンの管理がサポートされていて、かつ選択したワークフロー テンプレートをコンテンツの承認に使用できる場合だけです。

  8. ワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加する場合は、[リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションで、目的のコンテンツ タイプを継承するすべてのコンテンツ タイプにこのワークフローを追加するかどうかを指定します。

     メモ    [リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションは、サイト コンテンツ タイプの [ワークフローの追加] ページにのみ表示されます。

  9. [次へ] をクリックします。
  10. [ワークフローのカスタマイズ] ページで、タスクの回覧方法、ワークフロー開始時の既定値、どのようにワークフローを完了させるか、ワークフローが正常に完了した場合のアクションなど、必要なオプションを指定します。

    次の各セクションでオプションを選択します。すべてのセクションのオプションを指定する必要はありません。

    表示[ワークフロー タスク]

    表示[ワークフロー開始時の既定値]

    表示[ワークフローの完了]

    表示[ワークフロー完了後の処理]

  11. [OK] をクリックします。
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ドキュメントまたはアイテムに対する承認ワークフローを開始する

ドキュメントまたはアイテムに対する承認ワークフローは、保存先のリストまたはライブラリから直接手動で開始できます。ワークフローの開始時に使用できるオプションは、そのアイテムのリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローを追加するときに行ったカスタマイズ内容によって異なります。ワークフローを開始するには、少なくともアイテムの編集権限が必要です。ワークフローによっては、さらにリストの管理権限がないと、ドキュメントまたはアイテムに対するワークフローを開始できない場合があります。

 メモ    ワークフローの開始後に、その参加者が、各自のワークフロー タスクに関する電子メール通知やアラームを受け取ることができるようにする場合は、サーバーの管理者に連絡し、電子メール通知がサイトで有効になっているかを確認してください。

  1. リストまたはライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのリストまたはライブラリの名前をクリックします。

    リストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のリストまたはライブラリの名前をクリックします。

  2. ワークフローを開始するドキュメントまたはアイテムの名前をポイントし、表示された矢印をクリックして、[ワークフロー] をクリックします。
  3. [新しいワークフローの開始] で、開始する承認ワークフローの名前をクリックします。
  4. [承認者] の欄に、ドキュメントまたはアイテムの承認担当者の名前を入力するか、[承認者] をクリックし、ディレクトリ サービスからユーザーおよびグループを選択します。

     メモ    順次ワークフローとしてセットアップした場合は、タスクの割り当て順にワークフローの参加者名を入力または選択してください。

  5. ワークフローの参加者としてグループを追加しているとき、グループのメンバーごとに個別のタスク通知を割り当てるのではなく、そのグループに対してタスク通知を 1 つだけ割り当てる場合は、[入力した各グループに 1 つのタスクを割り当てる (グループを展開しない)] チェック ボックスをオンにします。
  6. メッセージまたは特定のタスクの指示を追加する場合は、[依頼に含めるメッセージの入力] のテキスト ボックスにその情報を入力します。
  7. タスクの完了期限を指定するには、[期限] で、次のいずれかの操作を行います。
    • 順次ワークフローの場合は、適切な数値を入力し、時間の単位として [日間] または [週間] を選択します。
    • 並列ワークフローの場合は、[タスクの期限] で日付を入力または選択します。
    • 参加者が (タスクの割り当て時とは別に) ワークフローの開始時に通知を受け取ることができるようにするには、[CC] に該当する参加者の名前を入力するか、[CC] をクリックしてディレクトリ サービスからユーザーおよびグループを選択します。
  8. [開始] をクリックします。
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承認ワークフロー タスクを実行する

承認ワークフローの参加者は、対象のアイテムまたはドキュメントが置かれているリストまたはライブラリから各自のワークフロー タスクを実行できるほか、2007 Office リリース の特定のプログラム内から直接実行することもできます。クライアント プログラムでワークフロー タスクを実行する方法については、そのプログラムのヘルプを参照してください。

サーバーで承認ワークフロー タスクを実行する

  1. サイトの [タスク] リストに移動し、[表示] メニューの [自分のタスク] を選択して、自分に該当するワークフロー タスクを探します。

     メモ    ワークフローに既定の [タスク] リストが使用されていない場合、[タスク] リストに、該当するワークフロー タスクが表示されないことがあります。自分に該当するワークフロー タスクを見つけるには、ワークフロー アイテムが保存されているリストまたはライブラリを開きます。目的のアイテムをポイントして、表示される矢印をクリックし、[ワークフロー] をクリックします。[ワークフローの状態] ページの [実行中のワークフロー] で、自分が参加しているワークフローの名前をクリックします。[タスク] から、該当するワークフロー タスクを探します。

  2. 実行するタスクの名前をポイントし、表示される矢印をクリックして、[アイテムの編集] をクリックします。
  3. 次のいずれかの操作を行います。
    • アイテムを承認するには、ワークフロー所有者に送るコメントがあれば、まず、それを指定されたテキスト ボックスに入力し、[承認] をクリックします。
    • アイテムを却下するには、ワークフロー所有者に送るコメントがあれば、まず、それを指定されたテキスト ボックスに入力し、[却下] をクリックします。
    • 承認タスクを別の担当者に再割り当てするには、[タスクの再割り当て] をクリックして割り当て先の担当者を指定し、[送信] をクリックします。
    • 承認対象のアイテムに変更が必要な場合は、[変更の依頼] をクリックして、依頼の割り当て先となる担当者と、依頼する変更についての情報を指定して、[送信] をクリックします。

      •  メモ    このアイテムのリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローを追加するときに行ったカスタマイズ内容によっては、タスクを再割り当てしたり、変更を依頼したりするためのオプションが使用できない場合もあります。

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