サイト管理者は、以下に説明する機能のすべてまたは一部を使用できます。使用できる機能は、サーバー全体管理でどの情報管理機能が有効にされているかで決まります。また、組織のために独自の追加機能を作成することもできます。

[ポリシーの編集] ページを開く

ラベル ポリシー機能について

ラベルをポリシーに追加する

イベントの監査をポリシーに追加する

バーコードをポリシーに追加する

アイテムの保持と有効期限の機能をポリシーに追加する

[ポリシーの編集] ページを開く

[ポリシーの編集] ページにアクセスするには、サイト コレクション ポリシーを使うか、サイト コンテンツ タイプに追加したポリシーを使います。

サイト コレクション ポリシーの [ポリシーの編集] ページを開く

1. サイト コレクションのホーム ページ上で、[サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定] をポイントします。次に、[すべてのサイト設定の変更] をクリックします。
2. [サイトの設定] ページの [サイト コレクションの管理] セクションで、[サイト コレクション ポリシー] をクリックします。
3. 機能を構成するポリシーを選択します。

コンテンツ タイプ ポリシーの [ポリシーの編集] ページを開く

1. サイト コレクションのホーム ページ上で、[サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定] をポイントします。次に、[すべてのサイト設定の変更] をクリックします。
2. [サイトの設定] ページの [ギャラリー] セクションで、[サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
3. ポリシーに関連付けたコンテンツ タイプを選択し、[情報管理ポリシーの設定] をクリックします。
4. [ポリシーの定義] をクリックして、コンテンツ タイプの [ポリシーの編集] ページを開きます。

ラベル ポリシー機能について

サイト管理者は、ラベル ポリシー機能を使用して、統一されたラベルを 2007 Microsoft Office system のドキュメントに作成することができます。ラベルは、ドキュメントを印刷するとき、ドキュメント プロパティに関する情報をドキュメントに添付するのに役立ちます。ラベルには、列形式で格納されたアイテム プロパティ (ファイル名、作成者、作成日付、状態、プロジェクト名、スケジュール情報など) を埋め込むことができます。

既定では、ラベルはドキュメントのヘッダーに表示されますが、エンド ユーザーは、2007 Office リリース プログラム (Microsoft Office Word、Microsoft Office Excel、Microsoft Office PowerPoint など) の [挿入] タブを使用することによって、ドキュメントの任意の場所にラベルを挿入することができます。ラベルは、ポリシーの適用対象となるすべてのドキュメントに適用されます。

ポリシーの管理者は、次のラベル属性を指定できます。

• ラベルに格納する情報の種類。アイテムの列で定義したメタデータ、ハードコーディングされたテキスト、書式設定用の文字などを指定できます。ラベルには、列参照を最大 10 個 (使用できる文字数はそれぞれ 255 文字まで) 含めることができます。
• ラベル形式。ラベル全体の高さと幅、テキスト スタイル、フォント、サイズ、改行、タブなどを指定できます。ラベルの高さの既定値は 1 インチですが、0.25 ～ 20 インチの範囲で設定できます。ラベルの幅は 0.25 ～ 20 インチの範囲で設定できます。ラベルのテキストは、ラベル イメージ内に垂直方向に中央揃えで表示されます。
• ドキュメントを保存または印刷する前にラベルを挿入するかどうかを確認するメッセージを表示するか、それともラベルを手動で任意に追加できるようにするか。ユーザーは、必要に応じてラベルをドキュメントから削除することもできます。
• ラベルがドキュメントに初めて追加されたときに、ラベルの内容をロックするか、それとも列の情報が変更されたときにラベルの内容も更新されるようにするか。ラベルがロックされるのは、ラベル上にすべての必要なメタデータが揃っているときだけです。

ラベルをポリシーに追加する

1. ラベルを追加するポリシーの [ポリシーの編集] ページを開きます。
2. [ポリシーの編集] ページの [ラベル] セクションで、[Enable labels] をクリックします。
3. ラベルが常にドキュメントに追加されるようにするには、[保存および印刷前にラベルを挿入するかどうかをユーザーに確認する] チェック ボックスをオンにします。

    メモ    すべての設定がラベル全体に適用されます。テキストが正しく表示されるように、必要に応じてテキストの書式設定またはラベルのサイズを調整します。

   ラベル ポリシーが省略可能であり、エンド ユーザーがラベルをドキュメントに手動で挿入できるようにするには、このチェック ボックスをオフにします。

4. 列情報が変わってもラベルが変更されないようにロックするには、[ラベルを追加した後にラベルを変更できないようにする] チェック ボックスをオンにします。

   列設定の情報が変わったときにラベルが変更されるようにするには、このチェック ボックスをオフにします。

5. [ラベルの書式] ボックスに、ラベル内に表示するテキストを入力します。
   • 列の名前を、ラベル内に表示する順序で入力します。列の名前は、ページに示した例のとおりに中かっこ ({ }) で囲みます。
   • 必要に応じて、ページの例のように列の識別子を中かっこの外に入力できます。
   • ラベルに改行を追加するには、ラベルのボックスで改行する位置に「\n」を入力します。
   • タブを追加するには、ラベルのフィールドでテキストをインデントする位置に「\t」を入力します。
6. [表示] セクションで、ラベルのテキスト書式設定を選択します。エンド ユーザーのコンピュータで使用できるフォントとフォント スタイルを指定してください。フォント サイズも、ラベルに表示できるテキストの文字数に影響します。
7. [ラベル サイズ] セクションで、ラベルの高さと幅を入力します。ラベルの高さは 0.25 ～ 20 インチの範囲で指定し、ラベルの幅は 0.25 ～ 20 インチの範囲で指定します。ラベルのテキストは、ラベル イメージ内に垂直方向に中央揃えで配置されます。
8. [更新] をクリックすると、ラベルの内容のプレビューが表示されます。

   テキストがラベルの高さと幅からはみ出さないことを確認します。ラベルのサイズを超えるテキストは、表示されません。

    メモ    実際の列値はプレビューには表示されません。

9. [OK] をクリックしてラベル機能をポリシーに適用します。

ラベルのトラブルシューティング

ラベルが正しく印刷されるようにするため、次の確認を行ってください。

• ラベル形式で一覧表示されるすべての列が、ドキュメント ライブラリ内に存在すること。
• ラベルの内容が、ラベルの長さを超えないこと。
• テキストの書式設定 (フォント スタイルなど) が正しいこと。書式設定パラメータが不正であったり、クライアント システムに存在しないフォントを参照している場合、ラベルは作成されますが、既定の書式設定値が使用されます。

ラベルに必要なメタデータ値がまだ設定されていない場合は、ラベルに必要なメタデータが不足していることを通知するダイアログ ボックスが表示されます。ユーザーは、ドキュメント情報パネルを表示して足りないメタデータを入力できます。

イベントの監査をポリシーに追加する

サイト コレクション ポリシーの監査機能を使って、社内のドキュメントおよびドキュメント以外のリスト項目 (タスク リスト、案件リスト、ディスカッション グループ、予定表など) の監査記録を作成および分析できます。内容の表示、編集、発行などのイベントを記録する監査ログ機能があります。ポリシーで監査を有効にすると、ポリシーの管理者は監査データの最新の利用状況の要約を Excel ベースのポリシー利用状況レポートに表示できます。各レポートを確認して、組織での情報の利用状況を調べることができます。監査ログ レポートは、組織が規制準拠を確認および文書化したり、問題発生の可能性を調査するのに役立ちます。

監査ログには、次の情報が記録されます。

• イベント名。
• イベントの日付と時刻。
• 操作を実行したユーザーのシステム名。

1. 監査を追加するポリシーの [ポリシーの編集] ページを開きます。
2. [ポリシーの編集] ページの [監査] セクションで、[Enable auditing] をクリックします。次に、監査記録を保持するイベントの横にあるチェック ボックスをオンにします。
3. [OK] をクリックして監査機能をポリシーに適用します。

監査を有効にすると、このポリシーの対象となるアイテムに関連するイベントがログに記録されます。監査ログを表示するには、[サイトの設定] ページの [監査ログ レポート] をクリックし、設定したレポートを選択します。

 メモ    監査ではアイテムがいつ変更されたかは記録されますが、具体的な変更の内容は記録されません。したがって、ドキュメントのバージョン管理またはバックアップのツールとして監査機能を使用しないでください。

バーコードをポリシーに追加する

バーコードは、印刷されたドキュメントなどのデジタルでない資産および製品、プロトタイプ、コンピュータ ハードウェアなどの物理アイテムを追跡する手段となるため、物理レコードを管理するのに特に便利です。ラベルとは異なり、バーコードはアイテムに関する情報を表示しないので、機密性の高い情報を安全にオンラインで格納し、外部に公開しないでハードコピーまたは物理アイテムに関連付けることができます。

バーコードをポリシーの一部として有効にすると、バーコードはドキュメント プロパティに追加され、バーコードの適用対象となるドキュメントのヘッダー領域に表示されます。ラベルと同様に、バーコードも手動でドキュメントから削除できます。

アイテムを印刷または保存するときにバーコードを含めるかどうかを確認するメッセージを表示したり、2007 Office リリース プログラムの [挿入] タブを使ってバーコードを手動で挿入できるように指定できます。

バーコードのポリシーで生成されるのは、コード 39 標準のバーコードです。それぞれのバーコード イメージには、記号の下にバーコード値を表すテキストが挿入されます。これにより、スキャン用のハードウェアを使用できないときでも、バーコードのデータを利用することができます。Microsoft Office SharePoint Server 2007 の検索ボックスに手動でバーコード番号を入力すると、該当するアイテムをサイト上で検索できます。

1. [ポリシーの編集] ページの [バーコード] セクションで、[Enable Barcodes] をクリックします。
2. これらのバーコードをドキュメントに挿入するかどうかをユーザーに確認するメッセージを表示するには、[保存および印刷前にバーコードを挿入するかどうかをユーザーに確認する] チェック ボックスをオンにします。
3. [OK] をクリックしてバーコード機能をポリシーに適用します。

アイテムの保持と有効期限の機能をポリシーに追加する

有効期限ポリシーを有効にすると、保持期間の過ぎたアイテムがサイト コレクション内に検索されます。このようなアイテムの取り扱いは、保持期間が過ぎたアイテムの処理方法がシステムでどのように設定されているかで決まります。たとえば、アイテムをごみ箱に移動する、有効期限時のワークフローを開始する、カスタマイズしたプロセスを実行する、などの操作を実行できます。

有効期限ポリシーを有効にするには、保持期間と有効期限時の操作の両方を設定します。

1. アイテムの保持と有効期限を設定するポリシーの [ポリシーの編集] ページを開きます。
2. [ポリシーの編集] ページの [Enable Expiration] チェック ボックスをオンにして、このポリシーで管理されるコンテンツの廃棄方法を指定します。
3. ドキュメントをどの時点で期限切れにするかを指定する保持期間オプションを選択します。この設定は、個別のワークフローまたはカスタム保持期間の数式で表すこともできます。
   • 日付プロパティに基づいて有効期限の日付を設定するには、[アイテムのプロパティに基づく期間] をクリックし、操作と期間 (日、月、または年) を選択します。一覧の間にあるボックスに数字を入力して、期間を定義します。

      メモ 

     • ポリシーをコンテンツ タイプの一部として作成する場合は、そのコンテンツ タイプに定義されたデータ プロパティを選択して有効期限の値として使用できます。
     • これらのオプションを使用できるのは、サイト コレクション ポリシーの作成時だけです。

   • ワークフローまたはカスタム保持期間の数式を使って有効期限を指定するには、[プログラム的に設定する] をクリックします。
4. ドキュメントの有効期限が切れたときに実行する操作を定義します。
   • 定義済みの操作 (削除など) を有効にするには、[この処理を実行する] をクリックし、一覧から操作をクリックします。
   • 有効期限時のワークフローを開始するには、[このワークフローを開始する] をクリックし、ワークフロー名をクリックします。

      メモ    この機能を使用できるのは、既にワークフローが関連付けられたコンテンツ タイプにポリシーを定義している場合だけです。

5. [OK] をクリックして有効期限機能をポリシーに適用します。