ライブラリ (ライブラリ: ファイルの集まりが管理されている、SharePoint サイト上の場所。ライブラリでは、ユーザー定義プロパティを含め、各ファイルについての情報を表示することができます。)またはリスト (リスト : ブラウザを使用してユーザーが情報を追加、保存および表示することができる Web サイトのコンポーネント。これを使用するには、Web サーバー上で Windows SharePoint Services が稼動している必要があります。)では、ドキュメントの承認を必須として指定できます。
このコンテンツの承認設定を適用すると、変更されたアイテムやファイルは、承認権限を持つユーザーによって承認または却下されるまで承認待ち状態になります。承認されたアイテムやファイルは、リストまたはライブラリ内で "承認済み" という状態を割り当てられ、そのリストまたはライブラリの表示権限を持つユーザー全員に対して表示されます。却下されたアイテムやファイルは、承認待ち状態のまま残り、下書きの表示権限を持つユーザーにしか表示されません。
既定の設定では、承認待ちのアイテムやフォルダを表示できるのは、その作成者とリストの管理者権限を持つユーザーだけですが、他のユーザー グループがそれらのアイテムやファイルを表示できるかどうかは任意に指定できます。
メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡するようにライブラリがセットアップされている場合、ファイルを編集するユーザーは、最初にそのファイルのメジャー バージョン (メジャー バージョン : 以前のメジャー バージョンから大きく変更されたファイルのコピーに番号を付けたもの。各メジャー バージョンは整数 (1、2、3 など) によって識別され、組織内で広く閲覧できるように発行されたことを示します。)を発行する必要があります。
- リストまたはライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのリストまたはライブラリの名前をクリックします。
リストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のリストまたはライブラリの名前をクリックします。
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アイテムまたはファイルをポイントして、下矢印を表示します。
- 下矢印をクリックして表示されるメニューで、[承認/却下] をクリックします。
- [承認の状態] セクションで、アイテムを承認するか却下するかを選択します。
- アイテムを承認または却下した理由について、コメントを [コメント] セクションに入力できます (省略可)。
- [OK] をクリックします。
メモ
- 既にアイテムやファイルが存在するリストまたはライブラリに対してコンテンツの承認設定を適用した場合、新しいコンテンツの追加、および、既存のコンテンツへの変更に対する承認が必要となります。既存のアイテムまたはファイルは承認済みとして扱われますが、ステータスは後から変更できます。
- リストまたはライブラリに対してコンテンツの承認設定を適用し、その後、無効にした場合、承認待ちアイテムや却下されたアイテムは、削除されない限り、すべての閲覧者が表示できるようになります。