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主要業績評価指標 (KPI) を作成および公開する
主要業績評価指標 (KPI) を作成および公開する

主要業績評価指標 (KPI) は、目標に対する達成度の伝達を視覚化したものです。この記事では、Microsoft Office SharePoint Server 2007 KPI リストを使用して KPI を作成し、Web ページに KPI を表示する方法について説明します。

この記事の内容

Office SharePoint Server 2007 KPI を使用する

主要業績評価指標 (KPI) は、チーム、マネージャ、およびビジネスにとって、測定可能な目標に対する進捗度を早急に評価するうえで重要です。SharePoint KPI を使用することで、以下の質問に対する回答を簡単にビジュアル化できます。

  • どの目標を達成していてどの目標を達成していないのか
  • どの程度達成できているか、またはどの程度達成できていないのか
  • 最低限達成できていることは何か

Office SharePoint Server 2007 を使用して KPI を作成および公開するには、KPI リストの作成、KPI のリストへの追加、Web ページへの Web パーツ (Web パーツ: タイトル バー、フレーム、コンテンツで構成されるモジュール単位の情報。Web パーツは Web パーツ ページの基本的な構築要素です。)の追加、および KPI リストの Web パーツへのリンクの 4 つの手順を実行する必要があります。

作業を開始する前に、以下の KPI の種類の中から選択する必要があります。

KPI の種類

  • SharePoint リストのデータを使用   SharePoint リストに、カウントできるアイテム、ワークフローの一部であるアイテム、または日付を含むアイテムがある場合、KPI を使用して、問題またはタスクの登録されている期間、登録されている数、およびタスクの完了した割合を追跡することができます。また、問題の登録されている期間、または地域における総売り上げなど、合計を追跡することもできます。
  • Microsoft Office Excel ブックのデータを使用   Excel ブックで KPI を設定して、Office SharePoint Server 2007 から KPI にリンクさせることができます。ブックのデータが変更されると、KPI も自動的に更新されます。Excel Web Renderer (EWR) を使用して、同じ Web ページにブックを表示させるようにすることもできます。
  • Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services のデータを使用  Office SharePoint Server 2007 では、Microsoft SQL Server 2005 のコンポーネントである Analysis Services の KPI を使用できます。通常、システム管理者またはデータベース アナリストがこれらの KPI を設定し、Office SharePoint Server とのデータ接続を登録します。その後は、適切な権限を持つユーザーがデータベースにアクセスして、Analysis Services の KPI にリンクさせることができます。
  • 入力した情報の使用   システムが正式に設定されていない場合、または一時的なプロジェクトを追跡する場合、この KPI を使用して条件を手動で入力できます。この KPI は、電子メールまたはその他の構造化されていないシステムでやり取りされている情報を表示するのに便利です。
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KPI リストを作成する

KPI を作成するには、まず 1 つまたは複数の KPI を追加する KPI リストを作成します。チームまたは組織のサイトのレポート センターのレポート ライブラリで KPI リストを作成して、他のユーザーが簡単に検索できるようにすることができます。レポート センターの詳細については、「ビジネス インテリジェンスの機能の概要」を参照してください。

  1. KPI リストを作成するサイトのレポート センターの既定のページで、[サイトの操作] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツの表示] を選択します。[すべてのサイト コンテンツ] の下にある [作成] をクリックします。
  2. [作成] ページで、[カスタム リスト] の [KPI リスト] をクリックします。
  3. KPI リストの名前と説明 (オプション) を入力します。
  4. [OK] をクリックします。

これで、1 つまたは複数の KPI の種類を追加できる KPI リストができました。

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KPI を KPI リストに追加する

  1. KPI リスト ツールバーの [新規作成] の隣にある矢印をクリックします。
  2. KPI 用のデータが存在する場所に応じて、以下の KPI の種類の中から 1 つ選択します。

    3. 選択するオプションソース データの種類

    [SharePoint のデータを使用するインジケータ]

    合計、最小値、最大値などの集計値を作成するのに使用するアイテムを含む SharePoint リストです。KPI を設定する前に、SharePoint リストが使用するビューにあることを確認します。KPI が機能するようにするには、最初に適切な列を表示する必要があります。

    [Excel ブックのデータを使用するインジケータ]

    ブック内で KPI が計算された Excel ブックです。

    [SQL Server 2005 Analysis Services のデータを使用するインジケータ]

    SQL Server 2005 Analysis Services のキューブです。

    [入力した情報を使用するインジケータ]

    システム内に存在しない情報であるため、手動で入力します。

  3. [新しいインジケータ] ページで、手順 2. で選択した KPI の種類に応じて、次のいずれかの操作を行います。

    4. KPI の種類実行内容

    [SharePoint のデータを使用するインジケータ]

    1. [名前] ボックスと [説明] ボックスに、インジケータの名前と説明 (オプション) を入力します。
    2. [コメント] ボックスで、KPI を参照するユーザーが内容を理解できるテキストを入力します。
    3. [SharePoint のリストとビュー] の [リストの URL] ボックスに、リストまたはライブラリの URL を入力します。

       メモ 

    4. [ビュー] で、KPI で使用するアイテムを含むビューを選択します。
    5. [値の計算] で、次のいずれかの方法を選択して、KPI の目標を計算します。
      • [リスト アイテム数]   リスト内のアイテムの合計です。
      • [次の場所にあるリスト アイテムの割合]   列の内容の型の値か、リスト内の最大 5 つの列を比較する計算です。
      • [ビュー内のすべてのリスト アイテムを使用した計算]   リスト内の数値列の [合計]、[平均]、[最大値]、または [最小値] の計算です。

         メモ    [ビュー内のすべてのリスト アイテムを使用した計算] は、リストに数値フィールドが含まれている場合にのみ使用できます。

    [Excel ブックのデータを使用するインジケータ]

    1. [名前] ボックスと [説明] ボックスに、インジケータの名前と説明 (オプション) を入力します。
    2. [コメント] ボックスで、KPI を参照するユーザーが内容を理解できるテキストを入力します。
    3. [ブックの URL] ボックスで、ブックの場所を入力します。

       メモ 

      • ブックの URL が不明な場合は、なし をクリックして [リンクの選択] ダイアログ ボックスを開き、ファイルに移動します。
      • URL は現在のサイトに関連している必要があります。

    4. [インジケータ値のセル番地] で、ブック番号、感嘆符、および KPI のワークシートのセル番地の順に入力します。たとえば、インジケータがセル D15 にある場合は、「Sheet1!D15」と入力します。それ以外の場合は、名前付き範囲を使用します。

    [SQL Server 2005 Analysis Services のデータを使用するインジケータ]

    1. [データ接続] ボックスで、Microsoft Office データ接続 (.odc) ファイルがある場所を入力します。

       メモ    .odc ファイルの URL が不明な場合は、[参照] をクリックして [リンクの選択] ダイアログ ボックスを開き、.odc ファイルに移動します。

    2. [表示フォルダから KPI のみを表示] ボックスで、KPI を含む Analysis Services データベースの表示フォルダを選択します。
    3. [KPI リスト] ボックスで使用する KPI を選択します ([Total Revenue] や [Average Profit Margin] など)。
    4. [子インジケータを含める] チェック ボックスをオンにして、選択した KPI の子インジケータがすべて表示されるようにします。
    5. [名前] ボックスと [説明] ボックスに、インジケータの名前と説明 (オプション) を入力します。
    6. [コメント] ボックスで、KPI を参照するユーザーが内容を理解できるテキストを入力します。

    [入力した情報を使用するインジケータ]

    • [名前] ボックスと [説明] ボックスに、インジケータの名前と説明 (オプション) を入力します。
    • [コメント] ボックスで、KPI を参照するユーザーが内容を理解できるテキストを入力します。
    • これまでの進捗度を示す数値を入力します。

  4. [ステータス アイコン] セクションの [ステータス アイコンのルール] で、[適した値:] リストから、[高い値] または [低い値] を選択して、どの範囲の数値が緑色になるかを示します。
  5. ボックス内のステータス インジケータの値を入力します。たとえば、一連のタスクの最低限の達成度を追跡するには、目標値に緑色のインジケータを設定し、警告値に目標値より 1 つ少ない値を設定できます。ここで、最低限の達成度が 25% を下回った場合を確認するのであれば、緑色のインジケータを 25 に設定し、黄色のインジケータを 24 に設定します。

    6.  メモ    [Analysis Services のデータを使用するインジケータ] KPI の [ステータス アイコンのルール] は、データベース アナリストによって事前設定されます。

必要な KPI をすべて KPI リストに追加した後で、2 つの KPI Web パーツのいずれかを使用して KPI を Web ページ上で公開することができます。

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Web ページで KPI を公開する

1 つまたは複数の KPI の種類を KPI リストに追加した後で、KPI リストを個人用サイト、チーム サイト、または他の任意の SharePoint ページで表示できます。また、この KPI リストは、アクセス権限を持つ組織内のユーザーであればだれでも使用できます。リストに表示される 1 つまたはすべての KPI を使用できます。

KPI を表示するには、KPI リストを表示する Web ページを編集し、KPI Web パーツを追加します。KPI リスト全体を表示するには、KPI リスト Web パーツを使用します。リストの中から 1 つの KPI のみを表示するには、KPI の詳細 Web パーツを使用します。

Web パーツをページに追加する

  1. KPI を追加するページで [サイトの操作] をクリックし、[ページの編集] をクリックします。
  2. KPI を追加する領域で、[Web パーツの追加] をクリックします。
  3. [Web パーツの追加] ダイアログ ボックスの [すべての Web パーツ] セクションの [ダッシュボード] で、次のいずれかの操作を行います。
    • KPI リスト全体を挿入するには、[主要業績評価指標] を選択します。
    • KPI リストの中から 1 つの KPI を選択するには、[KPI の詳細] を選択します。
  4. [追加] をクリックします。
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KPI リストを Web パーツにリンクする

  1. Web パーツの [ツール ウィンドウを開く] をクリックします。
  2. ツール ウィンドウの [インジケータ リスト] で、ボタン イメージ をクリックします。次に、前の一連の手順で作成した KPI リストに移動してダブルクリックします。リストはサイトのレポート センターにある可能性があります。
  3. リスト内の KPI の 1 つを選択します ([KPI リスト] を選択している場合は、リスト全体が表示されます)。
  4. [OK] をクリックします。
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参照