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Microsoft Office SharePoint Server 2007 では、レコード ルーティング リストを使って、受信レコードをレコードの種類に基づいてレコード センターの適切な場所に自動的にルーティングします。レコード センター サイトに格納されている組織のファイル計画のすべての種類のレコードに対し、レコード ルーティング リストにエントリを作成する必要があります。レコード ルーティング リストに追加する各レコードの種類に対し、レコードのタイトルと説明を指定します。また、レコードが格納されているレコード センター内の場所 (リストまたはライブラリ) を指定します。すべての関連するレコードが適切な場所にルーティングされるようにするために、レコードの種類に対するエイリアス (別名) を指定できます。

1. レコード センター サイトで [リスト] をクリックし、[レコード ルーティング] をクリックしてレコード ルーティング リストを開きます。

    メモ    既定では、レコード ルーティング リスト ビュー Web パーツ (Web パーツ: タイトル バー、フレーム、コンテンツで構成されるモジュール単位の情報。Web パーツは Web パーツ ページの基本的な構築要素です。)がレコード センターのホーム ページに表示されます。この Web パーツを使ってレコード ルーティング リストを更新することもできます。

2. レコード ルーティング リストの ([新規作成] メニュー) の [新しいアイテム] をクリックします。
3. [タイトル] ボックスでルーティング情報を指定するレコードの名前を入力します。

   たとえば、会計報告のレコードをルーティングするレコード ルーティング リスト エントリを作成する場合は、「会計報告」と入力します。

4. [説明] ボックスに、このレコードの種類の簡単な説明を入力します。

   たとえば、契約のレコードをルーティングするレコード ルーティング リストを作成する場合は、「<会社名> と他のさまざまな会社とのジョイント ベンチャーについて書かれた合意のレコード」と入力します。

5. [場所] ボックスで、これらのレコードを格納するリストまたはライブラリの名前を入力します。

   たとえば、契約というタイトルのドキュメント ライブラリを作成して契約のすべてのレコードを格納する場合は「契約」と入力します。

6. [エイリアス] ボックスで、この特定のレコードの種類にときどき使用される別名を入力します。各エントリはスラッシュ (/) を使って区切ります。

   たとえば、組織の一部のグループが契約を合意と呼んでいる場合は「合意」と入力します。

7. [既定] セクションで、送信されたレコードのうち他のレコード ルーティング アイテムのタイトルまたはエイリアスに一致しないものをルーティングするのに、このレコード ルーティング リスト エントリを使うかどうかを指定します。
8. [OK] をクリックします。
9. レコード ルーティング リストにエントリを追加するには、手順 2. ～ 8. を繰り返します。

 メモ 

• レコード ルーティング リストには、指定されたレコードの種類のいずれにも一致しないレコードのルーティングに使用することを意図した [未分類のレコード] という既定のエントリが含まれています。レコード センター サイトがレコード ルーティング リストのレコードの種類に一致しないレコードを受信した場合、このレコードは [未分類のレコード] ドキュメント ライブラリに移動され、後でレコード管理者が手動で入力します。
• 組織が 1 つ以上のカスタム レコード ルーターを作成して配置した場合は、[新しいアイテム] フォームに追加フィールドが表示され、このルーティング エントリに一致する受信レコードに対してどのルーター (存在する場合) を実行させるかを指定できます。