Microsoft Office SharePoint Server 2007 のレコード センター サイト テンプレートで使用できる保留リスト機能はレコード管理機能であり、訴訟、監査、調査などのイベントに関連するレコードへの有効期限ポリシーの適用を一時中断できます。保留リストを使用すると、進行中の訴訟や調査に関連するレコードが、関連するイベントが解決する前に有効期限が切れたり、破棄されたりすることを回避できます。

保留リストの動作方法

保留リストを作成する

保留リストにレコードを追加する

レコードを検索して保留リストに追加する

保留リストのすべてのレコードを表示する

1 つのレコードのすべての保留リストを表示する

保留リストからレコードを削除する

保留リストからすべてのレコードを解除する

保留リストの動作方法

既定では、すべてのレコード センター サイトに保留リストがあり、レコード管理者はこれを使用して、訴訟、監査、調査などのイベントの保留リストを作成および管理できます。保留リストの新しいエントリを追加することによって、特定のイベントの新しい保留リストを作成できます。保留リストは、関連レコードの検索と保留、現在保留中のレコードの表示、または不要になった保留リストを解除するツールを備えています。

保留リストにレコードが追加されると、その保留状態が更新されて保留中であることが示され、Office SharePoint Server 2007 は、このレコードの有効期限が切れたり削除されたりしないようにします。レコードが保留リストに追加されると、一般には、組織の法務部がこれを確認して、保留リストの作成を要求したイベントに関係するかどうかを判断します。関係ないと判断されると、個々のアイテムが保留リストから削除されます。

組織は、一度に複数の保留リストを適用できます。1 つのレコードを複数の異なる保留リストに追加することもできます。レコードが複数の保留リストに追加されている場合は、追加先のすべての保留リストが解除されるまで、該当のレコードへの本来の情報管理ポリシーの適用が中断されます。

保留リストを作成する

1. レコード センター サイトで、[リスト] をクリックし、[保留リスト] をクリックして保留リストを表示します。
2. 保留リストの一覧で、 ([新規作成] メニュー) の [新しいアイテム] をクリックします。
3. [タイトル] ボックスに、作成する保留リストの名前を入力します。通常、タイトルには、保留リストが必要なイベント (訴訟、監査、調査など) に関する情報を特定する内容を指定します。
4. [説明] ボックスに、保留リストに関する追加情報を入力します。たとえば、保留リストが必要なイベントに関する追加情報を指定します。
5. [管理者] ボックスに、保留リストの管理を担当するすべてのレコード管理者の名前を入力します。
6. [OK] をクリックします。

保留リストにレコードを追加する

保留リストに関連するレコードが具体的にわかっている場合は、レコードが格納されているリストまたはライブラリからそのレコードを直接追加できます。

1. 保留リストに追加するレコードが含まれているリストまたはライブラリを開きます。
2. 保留リストに追加するレコードをポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[保留リストの管理] をクリックします。
3. [保留リストへの追加/削除] セクションの [保留リストに追加] をクリックし、レコードを追加する特定の保留リストを選択します。
4. [コメント] ボックスに、このレコードを保留リストに追加する理由を述べるコメントを入力します。

    メモ    このコメントは監査の対象です。

5. [保存] をクリックします。

レコードを検索して保留リストに追加する

検索機能を使用すると、複数のレコードを検索して一度に保留リストに追加できます。

1. レコード センター サイトで、[リスト] をクリックし、[保留リスト] をクリックして保留リストを表示します。
2. 保留リストの一覧で、レコードを追加する保留リストの名前をポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[アイテムの表示] をクリックします。
3. [保留状態] セクションの [この保留リストに追加するアイテムの検索] をクリックします。
4. [検索] ボックスに、関連レコードを見つけるためのキーワードを入力し、[検索] をクリックします。
5. 検索結果を保留リストに追加するには、[保留] をクリックします。
6. [OK] をクリックします。

保留リストのすべてのレコードを表示する

作成する各保留リストには保留レポートがあり、これを使用すると、その保留リストに追加されているすべてのレコードを簡単に表示できます。

1. レコード センター サイトで、[リスト] をクリックし、[保留リスト] をクリックして保留リストを表示します。
2. 保留リストの一覧で、すべてのレコードを表示する保留リストの名前をポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[アイテムの表示] をクリックします。
3. [保留状態] セクションの [保留レポートの表示] をクリックします。

1 つのレコードのすべての保留リストを表示する

レコードが複数の保留リストに追加されている場合は、[保留リストの管理] コマンドを使用して、そのレコードに関係する保留リストの一覧を表示できます。また、この情報は、レコードのプロパティと共に表示されます。

1. 保留情報を表示するレコードが含まれているリストまたはライブラリを開きます。
2. 目的のレコードをポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[保留リストの管理] をクリックします。
3. [アイテム保留状態] ページの上部に、レコードに適用される保留リストの一覧が表示されます。

保留リストからレコードを削除する

[保留リストの管理] コマンドを使用すると、保留リストから個々のレコードを削除できます。

1. 保留リストから削除するレコードが含まれているリストまたはライブラリを開きます。
2. 目的のレコードをポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[保留リストの管理] をクリックします。
3. [保留リストへの追加/削除] セクションの [保留リストから削除] をクリックし、レコードを削除する保留リストを選択します。
4. [コメント] ボックスに、このレコードを保留リストから削除する理由を述べるコメントを入力します。

    メモ    このコメントは監査の対象です。

5. [保存] をクリックします。

保留リストからすべてのレコードを解除する

保留リストが必要だったイベントが解決されると保留は必要なくなるので、保留リストに追加されていたすべてのレコードを解除できます。保留が解除されると、保留が適用されていたレコードに対して、情報管理ポリシーの通常の適用が再開されます。

1. レコード センター サイトで、[リスト] をクリックし、[保留リスト] をクリックして保留リストを表示します。
2. 保留リストの一覧で、すべてのレコードを解除する保留リストの名前をポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[アイテムの表示] をクリックします。
3. [保留状態] セクションの [保留の解除] をクリックします。
4. [保留の解除] ページで、保留を解除する理由を述べるコメントを入力します。

    メモ    このコメントは監査の対象です。

5. [保留の解除] をクリックします。

   重要  保留が解除されると、その保留が適用されていたすべてのレコードに対して、情報管理ポリシーの通常の適用が再開されます。これは、該当のレコードの有効期限切れや破棄がもはや中断されないことを意味します。該当のレコードに複数の保留リストが適用されている場合は、属しているすべての保留リストが解決され、解除されるまで、該当のレコードは通常のポリシーが適用される状態に戻れません。