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Microsoft Office SharePoint Server 2007 サイトに対する情報管理ポリシーを組織的に定義し、それを活用することで、情報管理に対する社内のビジネス プロセスや法令への準拠を徹底することができます。コンテンツの管理方法を、サイト管理者またはリスト管理者が情報管理ポリシーを使って制御できます。

サイト コレクションのポリシーをリスト、ライブラリ、またはリスト コンテンツ タイプに適用する

リスト、ライブラリ、またはリスト コンテンツ タイプに対する情報管理ポリシーを新規作成する

サイト コレクションのポリシーをリスト、ライブラリ、またはリスト コンテンツ タイプに適用する

サイトの情報管理ポリシーが、サイト コレクションのポリシーとして既に作成されている場合は、そのいずれかのポリシーをリストまたはライブラリに適用できます。リストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプを管理できるように構成されている場合、そのリスト全体またはライブラリ全体に適用されるような情報管理ポリシーを指定することはできません。この場合は、リストまたはライブラリに関連付けられている各リスト コンテンツ タイプに対して情報管理ポリシーを定義する必要があります。リスト コンテンツ タイプとは、特定のリストまたはライブラリに関連付けられているサイト コンテンツ タイプのインスタンスのことです。リストまたはライブラリの情報管理ポリシー設定を変更するには、リストの管理権限が必要です。

1. 情報管理ポリシーを指定するリストまたはライブラリを開きます。
2. ([設定] メニュー) で、[リストの設定] をクリックするか、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。

   たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

3. [Permissions and Management] の [情報管理ポリシーの設定] をクリックします。

    メモ    リストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプを管理できるように構成されている場合は、情報管理ポリシーを指定するコンテンツ タイプを選択して、[OK] をクリックします。

4. [ポリシーの指定] セクションの [サイト コレクション ポリシーを使用する] をクリックし、適用するポリシーをリストから選択します。

    メモ    [サイト コレクション ポリシーを使用する] オプションが使用できない場合、そのサイト コレクションにはサイト コレクション ポリシーが定義されていません。

5. [OK] をクリックします。

リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対する情報管理ポリシーを新規作成する

特定のリストまたはライブラリのみを適用対象とした情報管理ポリシーを定義できます。このようにして作成された情報管理ポリシーは、他のリスト、ライブラリ、またはサイトで再利用することはできません。リストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプを管理できるように構成されている場合、そのリスト全体またはライブラリ全体に適用されるような情報管理ポリシーを定義することはできません。この場合は、リストまたはライブラリに関連付けられている各リスト コンテンツ タイプに対して情報管理ポリシーを定義する必要があります。リスト コンテンツ タイプとは、特定のリストまたはライブラリに関連付けられているサイト コンテンツ タイプのインスタンスのことです。リストまたはライブラリの情報管理ポリシー設定を変更するには、少なくともリストの管理権限が必要です。

1. 情報管理ポリシーを指定するリストまたはライブラリを開きます。
2. ([設定] メニュー) で、[リストの設定] をクリックするか、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。

   たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

3. [Permissions and Management] の [情報管理ポリシーの設定] をクリックします。

    メモ    リストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプを管理できるように構成されている場合は、情報管理ポリシーを指定するコンテンツ タイプを選択して、[OK] をクリックします。

4. [ポリシーの指定] セクションの [ポリシーの定義] をクリックします。
5. [OK] をクリックします。
6. [ポリシーの編集] ページの [名前と管理上の説明] セクションに、作成するポリシーの簡単な説明を入力します。

    メモ    名前は、サイト コレクション ポリシー リストで定義された情報管理ポリシーに対してのみ指定できます。

7. [ポリシー ステートメント] セクションに、ポリシーの目的をユーザーに伝えるための説明文を入力します。この文は、ポリシーの適用対象となるドキュメントまたはアイテムをユーザーが開いたときに表示されます。ここには、コンテンツに適用されるポリシー機能や、コンテンツを扱ううえでの注意事項などを入力します。ポリシーの説明文には、最大 512 文字を使用できます。
8. 次のセクションで、情報管理ポリシーに追加する各ポリシーの機能を選択します。
9. ポリシーの適用対象となるドキュメントに、ラベルを要求する場合は、[Enable Labels] をクリックし、ラベルに必要な設定を指定します。

   その方法は?

   1. ドキュメントにラベルを追加するようにユーザーに要求するには、[保存および印刷前にラベルを挿入するかどうかをユーザーに確認する] チェック ボックスをオンにします。

      ラベルを省略できるようにする場合は、このチェック ボックスをオフにします。

   2. 一度挿入されたラベルを変更できないようロックするには、[ラベルを追加した後にラベルを変更できないようにする] チェック ボックスをオンにします。

       メモ    このドキュメントまたはアイテムのプロパティが更新されたときに、ラベルも更新されるように設定する場合は、このチェック ボックスをオフにする必要があります。

   3. [ラベルの書式] ボックスに、ラベルに表示するテキストを入力します。ラベルには、列参照を最大 10 個 (使用できる文字数はそれぞれ 255 文字まで) 含めることができます。ラベルの書式を作成するには、次の操作を行います。
      • ラベルに含む列の名前を、表示される順序で入力します。[ポリシーの編集] ページの例に示されているように、列名は中かっこ ({}) で囲みます。
      • [ポリシーの編集] ページの例に従い、列を識別するための単語をかっこの外側に入力します。
      • 改行を追加するには、目的の位置に「\n」と入力します。
   4. [表示] セクションで、フォントのサイズおよびスタイルを選択し、ドキュメントに対するラベルの配置 (左揃え、中央揃え、右揃え) を指定します。ユーザーのコンピュータで利用できるフォントおよびスタイルを選択してください。フォント サイズは、ラベルに表示可能なテキストの文字数に影響します。
   5. [ラベル サイズ] セクションで、ラベルの高さと幅を入力します。ラベルの高さは 0.25 ～ 20 インチの範囲で指定し、ラベルの幅は 0.25 ～ 20 インチの範囲で指定します。ラベルのテキストは、常に、ラベル イメージの半分の高さの位置に表示されます。
   6. [更新] をクリックすると、ラベルのコンテンツがプレビューされます。
10. このポリシーの適用対象となるドキュメントおよびアイテムに対して監査を有効にするには、[Enable Auditing] をクリックし、監査するイベントを指定します。

    監査ポリシー機能を使用すると、ドキュメントやリスト アイテム (タスク リスト、案件リスト、ディスカッション グループ、予定表など) に対する監査記録を作成して分析できます。監査ポリシー機能は、コンテンツがいつ閲覧、編集、または削除されたかなど、一連のイベントが記録された監査ログを提供するものです。情報管理ポリシーの一部として監査が有効になっている場合、管理者は、現在の利用状況が要約された Microsoft Office Excel ベースのポリシー利用状況レポートで監査データを閲覧できます。管理者は、組織内で情報がどのように利用されているかを、このレポートを基に調べることができます。このレポートは、組織が法令への準拠を検証して文書化したり、潜在的な懸念事項を調査したりするうえでも有用です。

    監査ログに記録される情報としては、イベント名、イベントの発生日時、および、操作を実行したユーザーのシステム名があります。

11. このポリシーの適用対象となるドキュメントおよびアイテムの保持期間を指定するには、[Enable Expiration] をクリックし、保持期間、およびアイテムの有効期限が切れたときに適用するアクションを指定します。

    その方法は?

    1. 保持期間のオプションをオンにして、ドキュメントまたはアイテムの有効期限を指定します。次のいずれかの操作を行います。
       • 日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[アイテムのプロパティに基づく期間] をクリックして、ドキュメントまたはアイテムのアクション ([作成日時] や [更新日時])、および、このアクションの後に許容する時間 (アイテムの有効期限が切れるまでの日数、月数、年数など) を選択します。
       • ワークフローまたはカスタム保持期間の数式を使用して有効期限を設定するには、[Set programmatically] をクリックします。
    2. [アイテムが有効期限に達した場合] に、ドキュメントまたはアイテムの有効期限が切れたときに適用するアクションを指定します。次のいずれかの操作を行います。
       • ドキュメントまたはアイテムに対する特定のアクション (削除するなど) を有効にするには、[この処理を実行する] をクリックして、リストからアクションを選択します。
       • ドキュメントまたはアイテムに対するワークフローを開始するには、[このワークフローを開始する] をクリックして、ワークフローの名前を選択します。

          メモ    このオプションは、既にワークフローの関連付けられているリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対するポリシーを定義する場合にしか利用できません。

12. このポリシーの適用対象となるドキュメントまたはアイテムに対し、バーコードを要求する場合は、[Enable Barcodes] をクリックし、さらに、ユーザーに対してバーコードの挿入を求めるメッセージを表示する場合は、[保存および印刷前にバーコードを挿入するかどうかをユーザーに確認する] チェック ボックスをオンにします。
13. この情報管理ポリシーに追加する各ポリシー機能のオプションを選択したら、[OK] をクリックして、ポリシー機能を適用します。