ワークフローをドキュメント上またはアイテム上で使用できるようにするには、ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する必要があります。

使用可能なワークフローの種類

ワークフローの関連性がワークフローの可用性に及ぼす影響

リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプのワークフローを追加または変更する

使用可能なワークフローの種類

Microsoft Office SharePoint Server 2007 では、一般的ビジネス プロセス用の事前定義ワークフローがいくつか用意されていますが、組織内でカスタム ワークフローを作成し、展開することもできます。

事前定義ワークフロー

Office SharePoint Server 2007 の事前定義ワークフローは、各種の一般的ビジネス プロセスに対処するためのものです。サイト コレクションでこれらのワークフローをアクティブ化すると、リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローを追加することができます。このうち、承認、フィードバックの収集、署名の収集など、一部のワークフローは、ドキュメント コンテンツ タイプにあらかじめ関連付けられていて、自動的にドキュメント ライブラリで使用することができます。

個々の事前定義ワークフローの詳細な使用方法については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

カスタム ワークフロー

組織で追加のワークフローが必要な場合は、サーバー管理者がこれをサイト用にインストールおよび有効化する必要があります。

Office SharePoint Server 2007 にカスタム ワークフローを作成するには、次の 2 つの方法があります。

• ソフトウェア開発者は、Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation を使用してワークフローを作成可能   これらのワークフローには、カスタム コードとワークフローの処理が含まれます。サーバー管理者は、開発者が作成したカスタム ワークフローを複数のサイトに展開できます。
• Web デザイナは、Microsoft Office SharePoint Designer 2007 などの Web デザイン プログラムを使用して、特定のリストやライブラリで使用するためのコードなしのワークフローをデザイン可能   これらのワークフローは、利用可能なワークフロー処理のリストから作成されます。ワークフローの作成者である Web デザイナは、そのワークフローが使われるリストまたはライブラリに、作成したワークフローを直接展開できます。

ワークフローの関連性がワークフローの可用性に及ぼす影響

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 で作成したコードなしのワークフローは、そのワークフローを使用するリストまたはライブラリに直接展開できますが、サーバー上にインストールしたカスタム ワークフローは、リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加して、特定の場所のドキュメントまたはアイテムで利用できるようにする必要があります。ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加するには、リストの管理権限が必要です。一般に、この作業はサイト管理者が行うか、特定のリストまたはライブラリの管理担当者が実行します。

サイト内でワークフローをどのように使用できるかは、そのワークフローが追加された場所によって異なります。

• リストまたはライブラリに直接追加したワークフローは、そのリストまたはライブラリ内のアイテムに対してのみ使用できます。
• リスト コンテンツ タイプ (特定のリストまたはライブラリに追加されたサイト コンテンツ タイプのインスタンス) に追加したワークフローは、そのコンテンツ タイプが関連付けられている特定のリストまたはライブラリ内の、該当するコンテンツ タイプのアイテムに対してのみ使用できます。
• サイト コンテンツ タイプに追加したワークフローは、そのサイト コンテンツ タイプのインスタンスが追加されているすべてのリストおよびライブラリ内の、該当するコンテンツ タイプの任意のアイテムに対して使用できます。特定のコンテンツ タイプのアイテムに対し、サイト コレクション内のさまざまなリストやライブラリで広くワークフローを使用できるようにするには、目的のワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加するのが最も効率的な方法です。

リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプのワークフローを追加または変更する

ワークフローを追加する前に、現時点でサイトにインストールされ、有効化されているワークフローを、サーバー管理者に問い合わせ、確認しておいてください。Office SharePoint Server 2007 の事前定義ワークフローを追加または変更する方法の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する際に、以下に示す各種オプションを使用してワークフローを場所に合わせてカスタマイズすることができます。

• ワークフローのインスタンス名
• ワークフロー関連のタスクを格納するタスク リスト
• ワークフロー関連のすべてのイベントを記録する履歴リスト
• ワークフローを開始する方法
• 各ワークフローに固有の追加オプション (タスクを参加者に回覧する方法、ワークフローが完結する状況、ワークフローが完結した後のアクションなど)

新しいワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加するときも、リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに関連付けられているワークフローの設定を変更するときも、操作手順は同じです。

1. リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプのワークフローを追加または変更するために [ワークフローの追加] ページや [ワークフローの変更] ページを開くには、次のいずれかの操作を行います。
   • リストまたはライブラリの場合
     1. ワークフローを追加または変更するリストまたはライブラリを開きます。
     2. ([設定] メニュー) の [リストの設定] をクリックするか、開いているライブラリの種類に対する設定をクリックします。

        たとえば、ドキュメント ライブラリでは、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

     3. [権限と管理] の [ワークフロー設定] をクリックします。
   • リスト コンテンツ タイプの場合
     1. ワークフローを追加または変更するリスト コンテンツ タイプのインスタンスが含まれているリストまたはライブラリを開きます。
     2. ([設定] メニュー) の [リストの設定] をクリックするか、開いているライブラリの種類に対する設定をクリックします。

        たとえば、ドキュメント ライブラリでは、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

     3. [コンテンツ タイプ] で、コンテンツ タイプの名前をクリックします。

         メモ    リストまたはライブラリの設定で複数のコンテンツ タイプが許可されていないと、そのリストやライブラリの [カスタマイズ] ページには [コンテンツ タイプ] セクションが表示されません。

     4. [設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。
   • サイト コンテンツ タイプの場合
     1. サイト コレクションのホーム ページで、 ([サイトの操作] メニュー) の [サイトの設定] をポイントし、[すべてのサイト設定の変更] をクリックします。
     2. [ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
     3. ワークフローを追加または変更するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックし、[ワークフロー設定] をクリックします。

    メモ    リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに既にワークフローが追加されている場合は、この手順によって [ワークフローの設定変更] ページが直接表示され、[ワークフローの追加] ページに移動するには [ワークフローの追加] をクリックする必要があります。リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローが 1 つも追加されていない場合は、この手順によって [ワークフローの追加] ページが直接表示されます。

2. [ワークフローの設定変更] ページで [ワークフローの追加] をクリックするか、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。
3. 次のいずれかの操作を行います。
   • ワークフローを追加する場合は、[ワークフローの追加] ページの [ワークフロー] セクションで、使用するワークフロー テンプレートの名前をクリックします。
   • ワークフローの設定を変更する場合は、[ワークフローの変更] ページで、設定を以下の手順に従って変更します。
4. [名前] セクションに一意のワークフロー名を入力します。
5. [タスク リスト] セクションで、このワークフローで使用するタスク リストを指定します。

    メモ 

   • 既定のタスク リストを使用するか、新しいタスク リストを作成できます。既定のタスク リストを使用すると、ワークフローの参加者は、タスク リストの [自分のタスク] ビューを使用して、自分のワークフロー タスクを簡単に見つけて確認できるようになります。
   • このワークフローのタスクが機密性の高い情報を扱っているため、通常のタスク リストとは別にする必要がある場合は、新しいタスク リストを作成します。
   • 組織内のワークフローが大量になると予想される場合、またはワークフローに大量のタスクを含める予定がある場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。このような場合は、ワークフローごとにタスク リストを作成できます。

6. [履歴リスト] セクションで、そのワークフローで使用する履歴リストを選択します。履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで発生したすべてのイベントが表示されます。

    メモ    既定の [履歴] リストを使用するか、新しいリストを作成します。1 つの組織内で複数のワークフローを使用している場合は、ワークフローごとに履歴リストを作成することをお勧めします。

7. [開始オプション] セクションで、ワークフローをいつ、どのように、だれによって開始できるようにするかを指定します。

    メモ 

   • 選択したワークフロー テンプレートでサポートされていない特定のオプションは使用できません。
   • [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] オプションを使用できるのは、ライブラリでメジャー バージョンおよびマイナー バージョンの管理がサポートされていて、かつ選択したワークフロー テンプレートをコンテンツの承認に使用できる場合だけです。

8. ワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加する場合は、[リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションで、目的のコンテンツ タイプを継承するすべてのコンテンツ タイプにこのワークフローを追加するかどうかを指定します。

    メモ    [リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションは、サイト コンテンツ タイプの [ワークフローの追加] ページにのみ表示されます。

9. ワークフローにその他のカスタマイズ オプションがある場合は、[次へ] をクリックし、ワークフローの [カスタマイズ] ページで必要なオプションを指定します。

   個々の事前定義ワークフローの詳細なカスタマイズ方法については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

10. ワークフローに使用できるカスタマイズ オプションが他にない場合は、[OK] をクリックします。