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ドキュメント ワークスペース サイトは、1 つ以上の関連するドキュメントを他のユーザーと共同開発する際に役立ちます。このサイトには、ファイルを共有および更新するためのツールや、これらのファイルの状況をユーザーに通知するためのツールが用意されています。

概要

ライブラリ内のドキュメントからドキュメント ワークスペース サイトを作成する

空のドキュメント ワークスペース サイトを作成する

ドキュメントを追加する

ユーザーを追加する

タスクを追加する

お知らせを追加する

[リンク] リストにリンクを追加する

タスクの電子メール通知を作成する

ドキュメントを発行して、ドキュメント ワークスペース サイトからライブラリに戻す

ドキュメント ワークスペース サイトを削除する

概要

ドキュメント ワークスペース サイトを使用することにより、関連する 1 つ以上のドキュメントの作成を同僚との間で調整することができます。このサイトには、ファイルを共有および更新するためのツールや、これらのファイルの状況をユーザーに通知するためのツールが用意されています。ドキュメント ワークスペース サイトでは、次の方法で同僚と協力してドキュメントを作成することができます。

• ドキュメント ワークスペース サイトに置かれているコピーに対して直接作業する
• ローカル コピーに対して作業し、ドキュメント ワークスペース サイトにあるコピーを定期的に更新する

ワークスペースのメンバは、ドキュメント ワークスペース サイトを使用してお知らせを発行したり、タスクを割り当てたり、関連リンクを共有したり、サイト コンテンツの変更に関する通知を受け取ったりすることもできます。短期間のプロジェクト用にドキュメント ワークスペース サイトを作成した場合、プロジェクトが完了したときにサイトを削除することもできれば、サイトを恒久的に残すこともできます。

 メモ    既定では、サイト所有者は、既存のサイト内にドキュメント ワークスペース サイトを作成するために必要なアクセス許可レベルを持っています。自分がサイト所有者になっていて、他のサイト メンバがドキュメント ワークスペース サイトを作成できるようにしたい場合は、そのチーム メンバが所属している Microsoft Windows SharePoint Services グループ (SharePoint グループ: SharePoint サイト上に作成できる、ユーザーのグループ。サイトへのアクセス許可を管理したり、サイトのユーザーに電子メールの配布リストを提供したりする目的で使用されます。グループは、同じサイト コレクション内の複数のサイトで使用できます。)にサイトを作成する権限を与えます。

ライブラリ内のドキュメントからドキュメント ワークスペース サイトを作成する

ドキュメント ワークスペース サイトは、既にサイト上のライブラリ内にあるドキュメントから作成することができます。プログラムによっては、Microsoft Windows SharePoint Services と互換性のあるプログラム (Microsoft Office Word 2007 など) の中から新しいドキュメント ワークスペース サイトを作成できる場合もあります。詳細については、そのプログラムのヘルプを参照してください。

1. ドキュメントが保存されているドキュメント ライブラリを開きます。
2. ドキュメントの名前をポイントし、表示された矢印をクリックし、[送信] をポイントし、[ドキュメント ワークスペースの作成] をクリックします。

    メモ    [ドキュメント ワークスペースの作成] オプションが選択できない場合は、そのサイト上にワークスペースを作成する権限が与えられていません。サイト所有者に依頼して、この権限を与えてもらうか、必要なワークスペース サイトを作成してもらってください。

3. [OK] をクリックします。

空のドキュメント ワークスペース サイトを作成する

ドキュメント ワークスペース サイトを作成したいけれども、ライブラリ内の既存ドキュメントを基にはしたくない場合は、空のドキュメント ワークスペース サイトを作成し、後から 1 つ以上のドキュメントを追加することができます。

1. ドキュメント ワークスペース サイトを作成する場所とするサイトを開きます。
2. [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツ] ページで [作成] をクリックします。

   ヒント  通常は、代わりに ([サイトの操作] メニュー) を使用することによっても、この手順を完了できます。

    メモ    場合によっては、サイト所有者に頼んでドキュメント ワークスペース サイトを作成する権限を与えてもらう必要があります。

3. [Web ページ] の一覧の [サイトとワークスペース] をクリックします。
4. タイトル、Web サイト アドレスの最後の部分など、作成するドキュメント ワークスペース サイトに関する情報を入力します。
5. [テンプレートの選択] セクションで、[グループ作業] タブをクリックし、[ドキュメント ワークスペース] をクリックします。
6. [権限] セクションで、次のいずれかの操作を行います。
   • 親サイトのすべてのメンバをこのワークスペースのメンバにする場合は、[親サイトと同じ権限を使用する] をクリックします。
   • 特定のユーザーのみをこのワークスペースのメンバにする場合は、[固有の権限を使用する] をクリックします。
7. 親サイトのトップ リンク バーがこの新しいサイトのページに表示されるようにする場合は、[ナビゲーションの継承] の [親サイトのトップ リンク バーを使用する] が選択されていることを確認します。
8. [作成] をクリックします。

ドキュメントを追加する

既存ドキュメントからドキュメント ワークスペース サイトを作成したのか、空のドキュメント ワークスペース サイトを作成したのかに関係なく、ドキュメント ワークスペース サイトにはいつでも新しいドキュメントを追加することができます。

1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページで、[共有ドキュメント] をクリックします。
2. 次のいずれかの操作を行います。
   • ドキュメントを作成して追加するには、[新規] をクリックします。
   • 既存のドキュメントを追加するには、[アップロード] をクリックし、[参照] をクリックして、追加するファイルを探します。ファイルを選択し、[開く] をクリックします。同じファイル名のドキュメントが既にライブラリ内に存在する場合に既存ドキュメントを上書きしたくない場合は、[既存のファイルに上書きする] チェック ボックスをオフにします。
3. [OK] をクリックします。

ヒント  また、[送る] の送信先を作成することにより、他のライブラリ内にあるドキュメントのリンク コピーをドキュメント ワークスペース サイトの [共有ドキュメント] ライブラリに追加することもできます。元のドキュメントまたはリンク コピーが更新された場合には、他の場所にあるコピーも簡単に更新できます。ドキュメントのリンク コピーを他のライブラリに追加する方法の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

ユーザーを追加する

ドキュメント ワークスペース サイトにユーザーを追加するには、親サイトまたはドキュメント ワークスペース サイトにメンバを追加するための権限が必要です。ドキュメント ワークスペース サイトにユーザーを追加できない場合は、親サイトの所有者に問い合わせてください。

1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページの [メンバ] リストで、ユーザーの追加先とするグループの名前をクリックします。
2. ([新規] メニュー) の [ユーザーの追加] をクリックします。
3. [ユーザーの追加] で、追加するユーザーまたはグループの名前、グループ名、または電子メール アドレスを入力します。複数のユーザーを追加する場合は、名前をセミコロン (;) で区切ります。 ([参照]) をクリックして、ディレクトリからユーザーを探して追加することもできます。
4. [権限の付与] で、ユーザーの追加先とするグループをクリックします。
5. [OK] をクリックします。

タスクを追加する

ドキュメント ワークスペース サイトの [タスク] リストを使用すれば、自分またはワークスペースのその他のメンバに作業アイテムを割り当てることができます。これを受けたメンバは、自分に割り当てられたタスクの進捗状況を簡単に更新したり共有したりできます。[タスク] リストでは、タスクの優先度や期限を設定できるだけでなく、タスクの進捗状況や達成率も設定できます。ドキュメント ワークスペース サイトの所有者は、SharePoint サイトのその他の任意のリストで行えるのと同じように、[タスク] リストにユーザー設定のフィールドを追加することができます。リストをカスタマイズする方法の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページで、[タスク] の [新しいタスクの追加] をクリックします。
2. [タイトル] ボックスにタスクの名前を入力します。
3. [優先度] ボックスの一覧で、タスクの優先度をクリックします。
4. [状態] ボックスの一覧で、タスクの状態をクリックします。
5. タスクを他のユーザーに割り当てるには、[担当者] で次のいずれかの操作を行います。
   • タスクの割り当て先とするユーザーの電子メール アドレスを入力します。
   • タスクの割り当て先とするユーザーのフル ネームを入力し、 (名前の確認) をクリックします。該当するユーザーがディレクトリ内に見つかると、入力した名前がユーザーの電子メール アドレスに解決されます。ユーザーがディレクトリ内に見つからない場合は、"完全一致はありませんでした" というメッセージが表示されます。
   • (参照) をクリックして、ディレクトリからユーザーを検索して選択します。
6. 完了したら、[OK] をクリックします。
7. 必要に応じて、[説明] ボックスにタスクの簡単な説明を入力します。
8. [開始日] ボックスに、タスクを開始する日付を入力します。
9. [期日] ボックスに、タスクを完了する予定の日付を入力します。
10. [OK] をクリックします。

お知らせを追加する

[お知らせ] リストでは、期限、成果物の変更、新しいチーム メンバの紹介などのプロジェクトに関する重要なメッセージをチーム メンバに向けて投稿することができます。

1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページで、[新しいお知らせの追加] をクリックします。
2. [タイトル] ボックスに、お知らせのタイトルを入力します。
3. [本文] ボックスに、お知らせのテキストの全文を入力します。
4. 特定の日を過ぎたら自動的にお知らせの有効期限が切れるようにするには、[有効期限] ボックスに日付を入力します。
5. [OK] をクリックします。

[リンク] リストにリンクを追加する

[リンク] リストを使用して、チーム メンバに役立つリンクを共有できます。リストを使用すると、関連する情報や他の Web サイトなどのリソースにすばやく簡単にアクセスできます。

1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページで、[新しいリンクの追加] をクリックします。
2. [URL] で、リンク先の Web ページまたは他の種類のリソースのアドレスを入力し、リンクの説明を入力します。

    メモ    [説明を入力してください] ボックスに入力したテキストは、[リンク] リストにリンクの名前として表示されます。[メモ] にはリンクに関するメモを含めることができますが、この情報は、ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページにある [リンク] リストの既定のビューでは表示されません。

3. [OK] をクリックします。

タスクの電子メール通知を作成する

タスクを作成し、それをワークスペース メンバに割り当てた後は、[タスク] リスト内のアイテムに何か変更が加えられたときに電子メール通知が送られてくるように設定することができます。また、メンバも自分で独自に通知を作成して、自分が興味のある他のアイテムに変更があったときに電子メール通知が送られてくるようにすることができます。

 メモ    サーバー管理者が Windows SharePoint Services を実行しているサーバーで電子メールの送信を有効にしている場合にのみ、タスクの電子メール通知を作成できます。

1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページで、[タスク] をクリックします。

   ホーム ページに [タスク] リストが表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[タスク] をクリックします。

2. ([操作] メニュー) の [通知] をクリックします。
3. [通知のタイトル] に通知の名前を入力します。
4. [通知の送信先] の [ユーザー] ボックスには、現在のユーザーの名前が既定で入力されています。他のメンバの名前をセミコロン (;) で区切って [ユーザー] ボックスに追加すると、指定したメンバに通知を送信できます。
5. [通知の対象] で、通知を受け取る変更の種類を選択します。
6. 特定の条件を満たす変更について通知を受け取るには、[指定の変更に関する通知の送信] でフィルタを選択します。

   ヒント  タスク リストの特定のビューに表示されているアイテムについて、通知を受け取るように設定することもできます。

7. [通知を送信するタイミング] で、通知を受け取る頻度を選択します。
8. [OK] をクリックします。

ドキュメントを発行して、ドキュメント ワークスペース サイトからライブラリに戻す

ライブラリに格納されていた既存ドキュメントが基になったドキュメント ワークスペース サイトの場合は、ドキュメントのドキュメント ワークスペース サイト上のコピーに加えた変更で元のコピーを更新することができます。

1. ドキュメント ワークスペース サイトで、ドキュメントが格納されているライブラリを開きます。
2. ドキュメントの名前をポイントし、表示された矢印をクリックし、[送信] をポイントし、[元の場所へ発行] をクリックします。

ドキュメント ワークスペース サイトを削除する

ドキュメント作成プロジェクトが完了し、ドキュメントの最終版を他の場所に移動した後は、ドキュメント ワークスペース サイトを削除することもできます。サイトを削除するには、フル コントロール アクセス許可レベルを持っている必要があります。既定では、サイトの所有者にはこのアクセス許可レベルが与えられています。

重要  ドキュメント ワークスペース サイトを削除する場合は、必ずその前にすべてのドキュメントを別の場所に発行しておいてください。ドキュメント ワークスペース サイトを削除すると、そのドキュメント ワークスペース サイト上に置かれていたすべてのドキュメント、ライブラリ、リストとリスト データ、サイト設定、アクセス許可レベル、およびセキュリティ情報が完全に失われます。

1. サイトのホーム ページで ([サイトの操作] メニュー) をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

    メモ    [サイトの操作] メニューがカスタマイズされているサイトでは、[サイトの設定] をポイントし、確認する設定をクリックします。

2. [サイトの管理] 列の [このサイトを削除] をクリックします。
3. [削除] をクリックし、本当にサイトを削除してよいことを確認するために [OK] をクリックします。