廃棄承認のワークフローは、組織内でのレコード管理のニーズをサポートするためのものです。このワークフローは、有効期限に達したドキュメントやアイテムを保持するかまたは削除するかを参加者が決定できるようにすることで、ドキュメントの期限切れと保持のプロセスを管理します。

廃棄承認のワークフローの動作方法

リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプの廃棄承認のワークフローを追加または変更する

廃棄承認のワークフローを使用するように有効期限ポリシーを構成する

廃棄承認のワークフローを開始する

廃棄承認のワークフローのタスクを完了する

廃棄承認のワークフローの動作方法

廃棄承認のワークフローは、プロセスを管理および追跡する手段を組織に提供することによって、レコード管理とドキュメント管理の両プロセスをサポートします。これによって、有効期限に達したコンテンツや古いコンテンツが評価および削除されます。ユーザーは、個々のドキュメントやアイテムに対して、廃棄承認のワークフローを手動で開始できます。有効期限に達したコンテンツの管理の一貫性を高めるために、組織は、廃棄承認のワークフローが情報管理ポリシーの有効期限ポリシー機能と連携するように構成できます。これによって、ワークフローは、サイト上のドキュメントまたはアイテムが有効期限に達すると自動的に開始します。廃棄承認のワークフローは、Microsoft Office SharePoint Server 2007 サイト上の任意のリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対して使用できますが、特にレコード センター サイトで使用すると、レコード管理のニーズと、組織のドキュメント保持ポリシーをサポートできます。

廃棄承認のワークフローが開始すると、ワークフローのタスク リスト内の特定のドキュメントおよびアイテムに対して廃棄承認のワークフロー タスクが作成されます。これらのタスクは、特定の個人に割り当てられるのではなく、ワークフローのタスク リストに記録されます。このタスク リストにアクセスする権限を持つ個人 (レコードの管理者など) がタスク リストにアクセスし、アイテムの削除を承認または拒否することによってこれらのタスクを完了します。アイテムが有効期限に達すると廃棄承認のワークフローが自動的に開始するように特に構成されている場合、廃棄承認のワークフローによって、大量の廃棄承認タスクが生成される可能性があるため、廃棄承認のワークフローはタスクの一括処理をサポートしており、レコードの管理者や他の承認された個人は、多数のアイテムの削除を一度に処理できます。

リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプの廃棄承認のワークフローを追加または変更する

ワークフローを使用する前に、特定の場所内のドキュメントまたはアイテムでワークフローが使用できるように、これをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する必要があります。ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加するには、リストを管理する権限を保有している必要があります。ほとんどの場合、サイト管理者、または特定のリストやライブラリを管理する個人が、このタスクを実行します。サイトで使用できるワークフローは、その追加先によってそれぞれ異なります。

• ワークフローをリストまたはライブラリに直接追加した場合、そのワークフローを使用できるのは、そのリストまたはライブラリ内のアイテムだけです。
• ワークフローをリスト コンテンツ タイプ (特定のリストまたはライブラリに追加されたサイト コンテンツ タイプのインスタンス) に追加した場合、そのワークフローを使用できるのは、コンテンツ タイプが関連付けられている特定のリストまたはライブラリ内の、そのコンテンツ タイプのアイテムだけです。
• ワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加した場合、そのワークフローを使用できるのは、そのサイト コンテンツ タイプのインスタンスが追加されているすべてのリストおよびライブラリ内の、そのコンテンツ タイプのすべてのアイテムです。特定のコンテンツ タイプのアイテムが、サイト コレクション内のリストまたはライブラリを超えて幅広くワークフローを使用できるようにする最も効率的な方法は、ワークフローをサイト コンテンツ タイプに直接追加する方法です。

廃棄承認のワークフローを追加または変更する

廃棄承認のワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する場合も、リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに既に関連付けられている廃棄承認のワークフローを変更する場合も、同じ手順を実行します。

1. ワークフローを追加するリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプの [ワークフローの追加] ページを開くには、次のいずれかの操作を行います。

   リストまたはライブラリの場合	ワークフローを追加するリストまたはライブラリを開きます。 ([設定] メニュー) で、[リストの設定] をクリックするか、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。 たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。 ["権限と管理"] の [ワークフロー設定] をクリックします。
   リスト コンテンツ タイプの場合	ワークフローを追加するリスト コンテンツ タイプのインスタンスが含まれるリストまたはライブラリを開きます。 ([設定] メニュー) で、[リストの設定] をクリックするか、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。 たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。 [コンテンツ タイプ] で、ワークフローを追加するコンテンツ タイプの名前をクリックします。  メモ    リストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプを使用するように設定されていない場合は、リストまたはライブラリの [ユーザー設定] ページに [コンテンツ タイプ] セクションが表示されません。 [設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。
   サイト コンテンツ タイプの場合	サイト コレクションのホーム ページで、 (サイトの操作) の [サイトの設定] をポイントし、[すべてのサイト設定の変更] をクリックします。 [ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。 ワークフローを追加するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックし、[ワークフロー設定] をクリックします。

    メモ    このリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローが既に追加されている場合、この手順を実行すると、[ワークフローの設定変更] ページが直接表示されます。[ワークフローの追加] をクリックして、[ワークフローの追加] ページを表示します。このリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローが追加されていない場合、この手順を実行すると、[ワークフローの追加] ページが直接表示されます。

2. [ワークフローの追加] ページの [ワークフロー] セクションで、[廃棄承認] ワークフロー テンプレートをクリックします。
3. [名前] セクションに、ワークフローの一意の名前を入力します。
4. [タスク リスト] セクションで、このワークフローと併せて使用するタスク リストを指定します。

    メモ 

   • 既定のタスク リストを使用することも、新しいタスク リストを作成することもできます。既定のタスク リストを使用する場合、ワークフローの参加者は、タスク リストの [自分のタスク] ビューを使用することによって、各自のワークフロー タスクを簡単に検索および表示できます。
   • このワークフローのタスクに、通常のタスク リストとは別に保持することが望まれる機密データが含まれたり示されたりする場合は、新しいタスク リストを作成します。
   • 廃棄承認のワークフローのタスク リストを作成する場合は、このタスク リストへのアクセス許可を、レコードの管理者など、組織内で、アイテムの廃棄を承認する権限が付与される個人に限定することをお勧めします。
   • 組織に多数のワークフローがある場合、または、ワークフローに多数タスクが含まれる場合は、新しいタスク リストを作成します。この場合、ワークフローごとにタスク リストを作成できます。

5. [履歴リスト] セクションで、このワークフローと併せて使用する履歴リストを選択します。履歴リストは、ワークフローの特定のインスタンスの中で発生するすべてのイベントを表示します。

    メモ    既定の履歴リストを使用することも、新しい履歴リストを作成することもできます。組織に多数のワークフローがある場合は、ワークフローごとに個別の履歴リストを作成できます。

6. [開始オプション] セクションで、ワークフローの開始方法、開始日時、または開始者を指定します。

    メモ 

   • 選択したワークフロー テンプレートによってサポートされていない場合は、特定のオプションを使用できないことがあります。
   • [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] は、ライブラリでメジャーおよびマイナーのバージョン管理がサポートされており、選択したワークフロー テンプレートをコンテンツの承認で使用できる場合のみ有効です。

7. ワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加する場合は、[リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションで、目的のコンテンツ タイプを継承するすべてのコンテンツ タイプにこのワークフローを追加するかどうかを指定します。

    メモ    [リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションは、サイト コンテンツ タイプの [ワークフローの追加] ページにのみ表示されます。

8. [OK] をクリックします。

廃棄承認のワークフローを使用するように有効期限ポリシーを構成する

ドキュメントまたはアイテムが有効期限に達すると廃棄承認のワークフローが自動的に開始するようにするには、関連するリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対して情報管理ポリシー内の有効期限ポリシーを構成する必要があります。

1. 有効期限ポリシーを構成するリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプの廃棄承認のワークフローの追加をまだ行っていない場合は、その操作を行います。
2. リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプの [情報管理ポリシーの設定] ページを開くには、次のいずれかの操作を行います。

   リストまたはライブラリの場合	有効期限ポリシーを構成するリストまたはライブラリを開きます。 ([設定] メニュー) で、[リストの設定] をクリックするか、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。 たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。 ["権限と管理"] の [情報管理ポリシーの設定] をクリックします。
   リスト コンテンツ タイプの場合	有効期限ポリシーを構成するリスト コンテンツ タイプのインスタンスを含むリストまたはライブラリを開きます。 ([設定] メニュー) で、[リストの設定] をクリックするか、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。 たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。 [コンテンツ タイプ] で、ワークフローを追加するコンテンツ タイプの名前をクリックします。  メモ    リストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプを使用するように設定されていない場合は、リストまたはライブラリの [ユーザー設定] ページに [コンテンツ タイプ] セクションが表示されません。 [設定] の [情報管理ポリシーの設定] をクリックします。
   サイト コンテンツ タイプの場合	サイト コレクションのホーム ページで、 (サイトの操作) の [サイトの設定] をポイントし、[すべてのサイト設定の変更] をクリックします。 [ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。 有効期限ポリシーを構成するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックし、[情報管理ポリシーの設定] をクリックします。

    メモ    リストまたはライブラリの有効期限ポリシーを構成する場合、そして、そのリストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプの管理をサポートする場合は、情報管理ポリシーを指定するコンテンツ タイプを選択し、[OK] をクリックします。

3. [ポリシーの指定] セクションの [ポリシーの定義] をクリックします。
4. [OK] をクリックします。
5. [ポリシーの編集] ページの [名前と管理上の説明] セクションに、作成するポリシーの簡単な説明を入力します。

    メモ    サイト コレクション ポリシー リスト内で定義されている情報管理ポリシーの名前のみ指定できます。

6. [ポリシー ステートメント] セクションに、ポリシーの目的をユーザーに説明するステートメントを入力します。このステートメントは、ポリシーが適用されるドキュメントまたはアイテムをユーザーが開くと表示されます。その内容は、コンテンツに適用されるポリシー機能や、コンテンツに対して必要な特殊処理を説明するものです。ポリシー ステートメントは、512 文字以内で指定します。
7. このポリシーが適用されるドキュメントおよびアイテムの保持期間を指定するには、[有効期限を有効にする] をクリックし、保持期間と、アイテムが有効期限に達すると行われる処理を指定します。
8. 保持期間オプションを選択して、ドキュメントまたはアイテムの有効期限を指定します。次のいずれかの操作を行います。
   • 日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[アイテムのプロパティに基づく期間] をクリックし、ドキュメントまたはアイテムの処理 ([作成日時] または [更新日時]) と、この処理の後にアイテムが期限切れになるまでの時間 (日数、月数、年数など) を選択します。
   • ワークフローまたはカスタム保持期間の数式を使って有効期限を指定するには、[プログラム的に設定する] をクリックします。
9. [アイテムが有効期限に達した場合] で、ドキュメントまたはアイテムが有効期限に達したときに行われる処理を指定します。ドキュメントまたはアイテムで廃棄承認のワークフローを開始するには、[このワークフローを開始する] をクリックし、目的の廃棄承認のワークフローの名前を選択します。
10. [OK] をクリックします。

廃棄承認のワークフローを開始する

多くの場合、廃棄承認のワークフローは、アイテムが有効期限に達すると自動的に開始するように設定されています。ユーザーが廃棄承認のワークフローを手動で開始できるように設定されている場合は、ドキュメントまたはライブラリに対して、これが保存されているライブラリまたはリストから直接、このワークフローを開始できます。ワークフローを開始するには、少なくとも、アイテムの編集権限を保有している必要があります。ワークフローを開始するのに、リストの管理権限が必要なワークフローもあります。

1. リストまたはライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのリストまたはライブラリの名前をクリックします。

   リストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のリストまたはライブラリの名前をクリックします。

2. ワークフローを開始するドキュメントまたはアイテムの名前をポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[ワークフロー] をクリックします。
3. [新しいワークフローの開始] で、開始する廃棄承認のワークフローの名前をクリックします。

   廃棄承認のワークフローが即時に開始され、ワークフローのタスク リストに廃棄承認のタスクが作成されます。

廃棄承認のワークフローのタスクを完了する

廃棄承認のワークフローは、ドキュメントまたはアイテムの廃棄承認タスクを作成するためのものです。これらのタスクは、特定の個人に割り当てられるのではなく、ワークフローのタスク リストに記録されます。このタスク リストにアクセスする権限を持つ個人 (レコードの管理者など) がタスク リストにアクセスし、アイテムの削除を承認または拒否することによってこれらのタスクを完了します。

廃棄承認のワークフロー タスクは、個別に完了することも、一括して完了することもできます。廃棄承認のワークフローによって大量の廃棄承認タスクが一度に生成される可能性があるため、ワークフロー タスクを一括処理できると便利です。

廃棄承認のワークフロー タスクを 1 つだけ完了する

1. サイトのタスク リストにアクセスし、完了する廃棄承認タスクを見つけます。

    メモ    ワークフローが既定のタスク リストを使用していない場合は、タスク リストにワークフロー タスクが表示されない可能性があります。自分のワークフロー タスクを見つけるには、ワークフロー アイテムが保存されているリストまたはライブラリにアクセスします。目的のアイテムをポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[ワークフロー] をクリックします。[ワークフローの状態] ページの [タスク] で、ワークフローのタスク リストへのリンクをクリックします。

2. 完了するタスクの名前をポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[アイテムの編集] をクリックします。
3. 廃棄が指定されたアイテムを表示するには、[この廃棄承認を承認してください。] の横のリンクをクリックします。
4. [廃棄] で、次のいずれかの操作を行います。
   • アイテムを削除するには、[このアイテムを削除する] をクリックし、アイテムのメタデータのコピーを監査ログに保持するかどうかを指定します。
   • アイテムを保持するには、[このアイテムを削除しない] をクリックします。
5. [コメント] に、実行する処理に関する任意のコメントを入力します。
6. [OK] をクリックします。

一度に複数の廃棄承認のワークフロー タスクを完了する

1. 複数のタスクを同時に完了する、廃棄承認のワークフローのタスク リストを開きます。

    メモ    ワークフローが既定のタスク リストを使用していない場合は、タスク リストにワークフロー タスクが表示されない可能性があります。自分のワークフロー タスクを見つけるには、ワークフロー アイテムが保存されているリストまたはライブラリにアクセスします。目的のアイテムをポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[ワークフロー] をクリックします。[ワークフローの状態] ページの [タスク] で、ワークフローのタスク リストへのリンクをクリックします。

2. ワークフローのタスク リストで、 (アクション) の [全タスクの処理] をクリックします。
3. [タスクの一括選択] セクションで、一括して編集するタスクの種類を選択します。
4. フィルタを適用して廃棄承認タスクのサブセットをタスク リストに表示した場合は、[タスク情報] セクションで、目的のタスクがフィルタされていることを確認します。
5. [OK] をクリックします。
6. [廃棄] で、次のいずれかの操作を行います。
   • アイテムの廃棄を承認するには、[これらのアイテムを削除する] をクリックします。これらのアイテムのメタデータのコピーを保持するには、[監査ログにアイテムのメタデータのコピーを保持する] チェック ボックスをオンにします。
   • アイテムの廃棄を拒否するには、[これらのアイテムを削除しない] をクリックします。
7. [コメント] に、廃棄の処理に関する任意のコメントを入力します。
8. [OK] をクリックします。
9. [結果] セクションで、タスクの一括処理の結果を表示し、[OK] をクリックします。