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署名の収集ワークフローを使用する
署名の収集ワークフローを使用する

署名の収集ワークフローは、リストまたはライブラリに保存される Microsoft Office ドキュメントを各担当者に回覧し、デジタル署名を収集するプロセスです。署名の収集ワークフローは、Microsoft Office 署名欄を少なくとも 1 つ含む Microsoft Office Word 2007 文書または Microsoft Office Excel 2007 ドキュメントでのみ使用できます。既定では、署名の収集ワークフローがドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられ、特に何もしなくても、Microsoft Office 署名欄を含む文書またはブックのドキュメント ライブラリから使用できます。

この記事の内容

署名の収集ワークフローの実際

署名の収集ワークフローは、ドキュメントを一連の担当者に送信して署名を収集するビジネス プロセスを支援します。署名プロセスに関して人によって行われる作業がすべて管理および追跡され、完了した後も、その記録が残るため、デジタル署名のためのビジネス プロセスをより効率化することができます。

署名の収集ワークフローは、署名タスクの実行対象となる 2007 Microsoft Office system のクライアント プログラムから開始しなければならないという点で、Microsoft Office SharePoint Server 2007 にあらかじめ定義されている他のワークフローとは異なります。参加者も同様に、署名の収集ワークフローの署名タスクをクライアント プログラムから実行する必要があります。

署名の収集ワークフローを使用するには、そのワークフローを実際に利用できる SharePoint ライブラリに対し、対象の文書またはブックを保存しておく必要があります。署名の収集ワークフローを開始するには、署名を収集する Office Word 2007 文書または Office Excel 2007 ブックを開きます。文書またはブックに、まだ必要な Microsoft Office 署名欄が存在しない場合、これらを挿入しないと、署名の収集ワークフローを利用できません。クライアント プログラム内からワークフローを開始するには、Microsoft Office ボタンをクリックして [ワークフローの開始] をクリックし、使用したい署名の収集ワークフローを選択します。ワークフローの開始フォームに、ドキュメントの署名者の名前を指定します。このフォームには、文書またはブック内に指定された署名候補者の名前が自動的に表示されます。署名タスクの割り当て方法 (署名の表示順に割り当てるか、すべての署名者に対して一度に割り当てる) を選択できます。

ワークフローが開始されると、サーバーによって、すべての参加者に署名タスクが割り当てられます。さらに、サーバーで電子メール通知が有効になっている場合、すべての参加者に対し、各自の署名タスクについての電子メール通知が送信されます。参加者はこの電子メール タスク通知に表示される [このタスクの編集] をクリックして、署名対象の文書またはブックを開き、各自の署名タスクを実行することになります。

署名の収集ワークフローの進行中、ワークフローの所有者または参加者は、[ワークフローの状態] ページで、どの参加者が各自のワークフロー タスクを完了したかを確認できます。ワークフローの参加者が、それぞれに割り当てられたワークフロー タスクを済ませると、ワークフローが完了し、ワークフロー所有者には、署名の収集ワークフローの完了を伝える電子メール メッセージが送信されます。この電子メール メッセージには、ドキュメントに署名した担当者全員の名前が、当初、署名候補者として示されていたユーザーの名前と共に記載されます。

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ライブラリまたはコンテンツ タイプに対する署名の収集ワークフローを追加または変更する

署名の収集ワークフローを使用するためには、そのワークフローをあらかじめライブラリまたはコンテンツ タイプに追加し、特定の場所のドキュメントまたはアイテムに対して利用できる状態にしておく必要があります。署名の収集ワークフローは主にライブラリでの使用が想定されており、Office Word 2007 または Office Excel 2007 で開くことのできるドキュメントでしか開始できません。ワークフローをライブラリまたはコンテンツ タイプに追加するには、リストの管理権限が必要です。一般に、この作業はサイト管理者が行うか、特定のリストまたはライブラリの管理担当者が実行します。

サイト内でこのワークフローを使用できるかどうかは、ワークフローをどこに追加したかによって異なります。

  • ワークフローをライブラリに直接追加した場合、そのライブラリ内のドキュメントに対してのみ使用できます。
  • ワークフローをリスト コンテンツ タイプ (特定のライブラリに追加されたサイト コンテンツ タイプのインスタンス) に追加した場合、そのコンテンツ タイプが関連付けられている特定のライブラリの、該当するコンテンツ タイプのアイテムに対してのみ使用できます。
  • ワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加した場合、そのサイト コンテンツ タイプのインスタンスが追加されたすべてのリストおよびライブラリのアイテムのうち、該当するコンテンツ タイプのすべてのアイテムに対して使用できます。特定のコンテンツ タイプのアイテムに対し、サイト コレクション内のあらゆるライブラリで幅広くワークフローを使用できるようにしたい場合は、ワークフローを直接サイト コンテンツ タイプに追加するのが最も効果的な方法です。

ライブラリまたはコンテンツ タイプに対する署名の収集ワークフローを追加または変更する

署名の収集ワークフローをライブラリまたはコンテンツ タイプに追加する場合も、既にライブラリまたはコンテンツ タイプに関連付けられている署名の収集ワークフローを変更する場合も、手順は同じです。

  1. ワークフローの追加先となるライブラリまたはコンテンツ タイプの [ワークフローの追加] ページまたは [ワークフローの変更] ページに移動するには、次のいずれかの操作を行います。
    • ライブラリの場合
      1. ワークフローの追加対象または変更対象となるライブラリを開きます。
      2. [設定] メニュー ([設定] メニュー) で、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。

        たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

      3. [権限と管理] の [ワークフロー設定] をクリックします。
    • リスト コンテンツ タイプの場合
      1. ワークフローの追加対象または変更対象となるリスト コンテンツ タイプのインスタンスが存在するライブラリを開きます。
      2. [設定] メニュー ([設定] メニュー) で、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。

        たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

      3. [コンテンツ タイプ] で、コンテンツ タイプの名前をクリックします。

         メモ    ライブラリが複数のコンテンツ タイプを使用するように設定されていない場合は、ライブラリの [ユーザー設定] ページに [コンテンツ タイプ] セクションが表示されません。

      4. [設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。
    • サイト コンテンツ タイプの場合
      1. サイト コレクションのホーム ページで [サイトの操作] メニュー ([サイトの操作] メニュー) の [サイトの設定] をポイントし、[すべてのサイト設定の変更] をクリックします。
      2. [ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
      3. ワークフローの追加対象または変更対象となるサイト コンテンツ タイプの名前をクリックし、[ワークフロー設定] をクリックします。

     メモ    このライブラリまたはコンテンツ タイプに既にワークフローが追加されていた場合、この手順を実行すると、[ワークフローの設定変更] ページが表示されるので、そこで、[ワークフローの追加] をクリックして [ワークフローの追加] ページに移動する必要があります。このライブラリまたはコンテンツ タイプにまだワークフローが追加されていなかった場合、この手順を実行すると、[ワークフローの追加] ページが表示されます。

  2. [ワークフローの設定変更] ページで、[ワークフローの追加] をクリックするか、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。
  3. 次のいずれかの操作を行います。
    • ワークフローを追加する場合は、[ワークフローの追加] ページの [ワークフロー] セクションで、[署名の収集] ワークフロー テンプレートをクリックします。
    • ワークフローの設定を変更する場合は、[ワークフローの変更] ページで、対象の設定を次の手順に従って変更します。
  4. [名前] セクションに、ワークフローの一意の名前を入力します。
  5. [タスク リスト] セクションで、このワークフローで使用するタスク リストを指定します。

     メモ 

    • 既定のタスク リストを使用するか、新しいタスク リストを作成できます。既定のタスク リストを使用すると、ワークフローの参加者は、タスク リストの [自分のタスク] ビューを使用して、自分のワークフロー タスクを簡単に見つけて確認できるようになります。
    • このワークフローのタスクが機密性の高い情報を扱っているため、通常のタスク リストとは別にする必要がある場合は、新しいタスク リストを作成します。
    • 組織内のワークフローが大量になると予想される場合、またはワークフローに大量のタスクを含める予定がある場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。このような場合は、ワークフローごとにタスク リストを作成できます。

  6. [履歴リスト] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで生じたすべてのイベントが表示されます。

     メモ    履歴リストは、既定の履歴リストを使用することも、新規に作成することもできます。たとえば、ワークフローが数多く存在する組織では、各ワークフローについて別個に履歴リストを作成できます。

  7. [開始オプション] セクションで、ワークフローをいつ、だれが、どのように開始するのかを指定します。

     メモ 

    • 選択したワークフロー テンプレートでサポートされていない特定のオプションは使用できません。
    • [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] オプションを使用できるのは、ライブラリでメジャー バージョンおよびマイナー バージョンの管理がサポートされていて、かつ選択したワークフロー テンプレートをコンテンツの承認に使用できる場合だけです。

  8. ワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加する場合は、[リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションで、目的のコンテンツ タイプを継承するすべてのコンテンツ タイプにこのワークフローを追加するかどうかを指定します。

     メモ    [リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションは、サイト コンテンツ タイプの [ワークフローの追加] ページにのみ表示されます。

  9. [OK] をクリックします。
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文書またはブックに対する署名の収集ワークフローを開始する

署名の収集ワークフローを開始するには、このワークフローを使用できる SharePoint ライブラリに対し、署名の収集対象となる文書またはブックを保存しておく必要があります。ワークフローを開始するには、少なくともアイテムの編集権限が必要です。ワークフローによっては、さらにリストの管理権限がないと、ドキュメントまたはアイテムに対するワークフローを開始できない場合があります。

 メモ    ワークフローの開始後に、その参加者が、各自のワークフロー タスクに関する電子メール通知やアラームを受け取ることができるようにする場合は、サーバーの管理者に連絡し、電子メール通知がサイトで有効になっているかを確認してください。

  1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

    ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

  2. 署名の収集ワークフローを開始する文書またはブックをポイントし、表示される矢印をクリックして、[<プログラム名> で編集] をクリックします。
  3. 文書またはブックに、デジタル署名を収集するための署名欄をまだ挿入していない場合は、ここで挿入します。

    表示その方法は?

  4. 新しい署名欄を追加する場合は、Microsoft Office ボタンをクリックし、[保存] をクリックして変更内容を保存します。
  5. ドキュメントをチェックアウトしている場合は、ワークフローを開始する前にドキュメントをチェックインする必要があります。ドキュメントをチェックインするには、Microsoft Office ボタンをクリックし、[サーバー タスク] をポイントして、[チェックイン] をクリックします。
  6. ワークフローを開始するには、Microsoft Office ボタンをクリックし、[ワークフローの開始] をクリックします。
  7. [ワークフロー] ダイアログ ボックスで、使用する [署名の収集] ワークフローを探し、[開始] をクリックします。
  8. [<ワークフロー名>] ダイアログ ボックスで、ドキュメント (正確にはドキュメントの該当する署名者欄) に署名をする人の名前を入力するか、[署名者] をクリックして、ディレクトリ サービスから署名者を選択します。
  9. ドキュメントにおける署名欄の表示順に署名タスクを割り当てる場合は、[署名をいっせいにではなく、上記の順番で依頼します] チェック ボックスをオンにします。

     メモ    このオプションは、ドキュメントに複数の Microsoft Office 署名欄が存在する場合にのみ使用できます。

  10. 参加者が (タスクの割り当て時とは別に) ワークフローの開始時に通知を受け取ることができるようにするには、[CC] に該当する参加者の名前を入力するか、[CC] をクリックしてディレクトリ サービスからユーザーおよびグループを選択します。
  11. [開始] をクリックします。
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署名の収集ワークフロー タスクを実行する

署名の収集ワークフロー タスクは、ドキュメントに署名を追加することによって行うため、Office Word 2007 または Office Excel 2007 内から実行する必要があります。ただし、署名の収集ワークフロー タスクをサーバー上で編集して、自分のタスクを別の担当者に委任したり、自分の署名が今後は不要であることを指定したりできます。

ドキュメントに署名して署名の収集ワークフロー タスクを実行する

  1. タスクを通知する電子メール メッセージで、[このタスクの編集] をクリックし、[ドキュメントを開く] をクリックします。
  2. 作業中のドキュメントの上部に表示されるメッセージ バーで、[署名] をクリックします。

     メモ 

    • このドキュメントの保存されているライブラリが、ドキュメントをチェックアウトしなければ編集を加えることができないように設定されている場合は、最初にメッセージ バーの [チェックアウト] をクリックしてから [署名] をクリックする必要があります。
    • 署名依頼がドキュメントの複数の場所に存在する場合は、メッセージ バーの [ワークフロー タスクの表示] をクリックします。[ワークフロー タスク] ダイアログ ボックスでタスクをクリックし、[開く] をクリックすると、特定の場所に署名できます。これを、一覧表示されている各署名タスクについて行います。

  3. ドキュメントに署名を追加するには、[署名] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。
    • 印刷用の署名を追加するには、[X] の隣のボックスに名前を入力します。
    • 署名の画像を選択するには、[画像の選択] をクリックします。[署名画像の選択] ダイアログ ボックスで、署名のイメージ ファイルの場所に移動し、使用するファイルを選択し、[選択] をクリックします。
    • 手書き署名 (Tablet PC のユーザーのみ) を追加する場合は、インク機能を使用して [X] の隣のボックスに署名します。
    • [署名] ダイアログ ボックスの [署名] をクリックします。
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サーバー上で署名の収集ワークフロー タスクを編集する

  1. サイトの [タスク] リストに移動し、[表示] メニューの [自分のタスク] を選択して、自分に該当するワークフロー タスクを探します。

     メモ    ワークフローに既定の [タスク] リストが使用されていない場合、[タスク] リストに、該当するワークフロー タスクが表示されないことがあります。自分に該当するワークフロー タスクを見つけるには、ワークフロー アイテムが保存されているライブラリに移動します。目的のアイテムをポイントして、表示される矢印をクリックし、[ワークフロー] をクリックします。[実行中のワークフロー] で、自分が参加しているワークフローの名前をクリックします。[ワークフローの状態] ページで、[タスク] から該当するワークフロー タスクを探します。

  2. 実行するタスクの名前をポイントし、表示される矢印をクリックして、[アイテムの編集] をクリックします。
  3. 次のいずれかの操作を行います。
    • 署名タスクを別の担当者に割り当てるには、その担当者の名前を [委任] 欄に入力するか、[委任] をクリックして、ディレクトリ サービスから担当者を選択します。
    • 署名欄に既に署名が追加されていたり、署名が今後不要である場合は、[タスクの更新] にある [この署名欄は既に署名済みです。または、署名は現在不要です。] チェック ボックスをオンにします。
  4. [OK] をクリックします。
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