Microsoft Office SharePoint Server 2007 に付属する既定のワークフローは、すべてのワークフローに共通の設定と特定のワークフローのみに適用される設定から構成されています。ここでは、すべてのワークフローに共通の設定を構成する方法について説明します。

[ワークフローの変更] ページを開く

タスク リストを識別する

履歴リストを識別する

ワークフロー開始オプションを設定する

リストおよびサイト コンテンツ タイプを更新する

[ワークフローの変更] ページを開く

ワークフロー設定の変更を行うためのページを開くには、次の手順を実行します。以下に説明する各手順は、この [ワークフローの変更] ページで開始します。

1. サイト コレクションのホーム ページ上で、[サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をポイントします。次に、[すべてのサイト設定の変更] をクリックします。
2. [サイトの設定] ページの [ギャラリー] セクションで、[サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
3. ワークフローを関連付けたコンテンツ タイプを選択し、[ワークフロー設定] をクリックします。
4. 変更するワークフローを選択し、以下で説明する情報を使って必要な変更を加えます。

タスク リストを識別する

各ワークフローでは、ワークフローを完了できる個人、グループまたはその両方にタスクが割り当てられます。たとえば、承認ワークフローでは、アイテムを特定の日付までに承認するタスクを個人またはグループに割り当てます。すべてのタスクは既定でタスク リストに格納され、このリストを参照することでタスクの状態およびその他のプロパティがわかります。ワークフローのタスクを既定のタスク リストに格納すると、大量のタスクを 1 か所で管理しやすくなります。また、タスクを Microsoft Office Outlook と同期することも簡単になります。

特定のワークフローに独自のタスク リストを作成する必要がある場合もあります。

• セキュリティとプライバシーを維持するため、特定のタスク リストをメイン タスク リストから分離することがあります。機密性の高いデータまたはプライベートなデータが含まれるタスクについては、タスク リストに一意の名前を付けることができます。
• 多数のワークフローがある場合、またはワークフローに多数のタスクがある場合、最適なパフォーマンスを維持する目的でワークフローごとにタスク リストを個別に作成することもできます。タスク リストまたは履歴リストの数を 2,000 以下に抑えることで、リストがサイトのパフォーマンスを損なうことは避けられます。

1. [ワークフローの変更] ページを開きます。
2. [タスク リスト] セクションで、表示された既定のタスク リストをそのまま使用するか、メイン タスク リストから分離した一意のタスク リストの名前を入力します。

   既に複数のタスク リストを作成済みの場合は、[タスク リスト名を入力してください] ボックスの一覧からそれらのリストを選択できます。

    メモ    ワークフローのインスタンスが実行中の場合、関連付けのタスク リストを変更すると警告が表示されます。

履歴リストを識別する

タスク リストと同様、機密性の高いデータをコメント/説明フィールドに記録する場合に一意の履歴リストを作成できます。一意の履歴リストは、ワークフローから大量のアイテムが生成されるときにも便利です。そのような状況では、ワークフローの履歴を分離するのが得策です。

1. [ワークフローの変更] ページを開きます。
2. [履歴リスト] セクションで、表示された既定の履歴リストをそのまま使用するか、このワークフローに使用する一意の履歴リストの名前を入力します。

ワークフロー開始オプションを設定する

[開始オプション] セクションの機能を使って、ワークフローのアクティブ化方法を指定できます。既定では、[アイテムの編集権限を持つ認証済みユーザーが、このワークフローを手動で開始できるようにする] が選択されます。このオプションを使うと、コンテンツ タイプのインスタンスをクリックすると表示されるメニューの [ワークフロー] をクリックして、ワークフローを開始できます。ユーザーが [ワークフロー] をクリックすると、[ワークフロー] ページが表示され、このページの [新しいワークフローの開始] セクションでワークフローを選択できます。

ポリシーを強制するために実行する必要があるワークフローや、その他の理由から実行が必須とされるワークフローには、2 つの自動開始オプションを指定できます。

1. [ワークフローの変更] ページを開きます。
2. アクセス許可レベルを選択して、ワークフローの使用を特定のアクセス許可レベルを持つグループに制限します。
• 既定のアクセス許可レベルは、アイテムの編集レベルです。Office SharePoint Server 2007 に付属するワークフロー テンプレートではアイテムの編集レベル以上のアクセス許可が必要とされるため、このテンプレートを変更することはできません。ワークフロー テンプレートは、アイテムの編集より低いアクセス許可レベルに設定できません。
• ワークフローを開始できるユーザーをさらに制限するには、[リストの管理] チェック ボックスをオンにします。
3. 必要に応じて、自動開始オプションを選択します。
• ユーザーがワークフローを手動で開始するかどうかに関係なく、新しいアイテムがリストまたはライブラリに作成されたときにワークフローを自動的に開始するには、[Start workflow when a new item is created] チェック ボックスをオンにします。たとえば、このコンテンツ タイプのアイテムがライブラリまたはリストに作成されたときにワークフローを開始できます。
• アイテムが変更されたときに自動的に実行するワークフローの [Start workflow when an item is changed] チェック ボックスをオンにします。たとえば、アイテム保持ポリシー ワークフローでは、アイテムが変更されたときに有効期限の日付を変更する必要があります。

 メモ    2 つの自動開始オプションと既定の設定をどちらも有効にして、ユーザーが手動でワークフローを開始できるようにすることができます。

リストおよびサイト コンテンツ タイプを更新する

[ワークフローの変更] ページの [リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションで、このコンテンツ タイプから継承されたすべてのコンテンツ タイプにワークフローを使用するかどうかを指定できます。

1. [ワークフローの変更] ページを開きます。
2. [リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションで、[はい] をクリックして、このコンテンツ タイプから作成されたすべてのコンテンツ タイプにワークフロー設定を適用します。