情報管理ポリシーを使用すると、元の情報にアクセスできるユーザー、元の情報に対して実行できる操作、およびその保存期間を制御することができます。ポリシーにより、法および政府によって定められた規制や国際的なビジネス プロセスに準拠することができます。管理者はポリシーを設定して、ドキュメントの記録方法、ドキュメントにアクセスできるユーザー、およびドキュメントの保存期間を制御することができます。

ポリシーごとに、特定のコンテンツ タイプに対する一連のルールを設定します。ポリシー内の各ルールはポリシー機能です。たとえば、情報管理ポリシー機能で、特定のコンテンツ タイプの保存期間を指定することができます。ポリシーを実装するには、いくつかの方法があります。

• ポリシー テンプレートを作成し、テンプレートをサイト コレクション、コンテンツ タイプ、ドキュメント ライブラリ、またはリストに関連付けます。
• 個々のポリシー機能をコンテンツ タイプ、ライブラリ、またはリストに関連付けます。

1. サイト コレクションのホーム ページの [サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定] をポイントして [すべてのサイト設定の変更] をクリックします。
2. [サイトの設定] ページの [サイト コレクションの管理] ボックスの一覧で、[サイト コレクション ポリシー] をクリックします。
3. [サイト コレクション ポリシー] ページの [作成] をクリックします。
4. ポリシーの名前および説明を入力し、ユーザーに対してポリシーの目的を説明する簡単なポリシー ステートメントを記入します。ポリシー ステートメントには最大 512 文字まで使用できます。
5. 「情報管理ポリシーの機能を構成する」の情報を使用して、ポリシーに関連付ける機能を設定します。
6. [OK] をクリックして、[サイト コレクション ポリシー] ページに戻ります。

ポリシーを作成した後で、オプションでそのポリシーをサイト コレクションに関連付けると、そのサイトではそのポリシーのみが使用されるようにすることができます。

1. [サイト コレクション ポリシー] ページの [設定] をクリックします。
2. [サイト コレクション ポリシーの設定] ページで [サイト コレクション ポリシーを使用する] を選択し、サイト コレクションに適用するポリシーを選択します。
3. [カスタム ポリシーの作成を許可しますか] オプションを使用して、サイト コレクションへのポリシーの追加をユーザーに許可するかどうかを指定します。
   • サイト全体のすべてのリストおよびライブラリで指定したポリシーのみを使用するには、[いいえ] を選択します。
   • ユーザーにカスタム ポリシーの作成を許可するには、[はい] (既定の設定) をそのまま使用します。サイト コレクション内のすべてのコンテンツに対して、選択したポリシーが引き続き既定のポリシーとなります。