すべて表示

すべて非表示

Microsoft Windows SharePoint Services サイトを作成すると、さまざまな種類のリストが自動的に作成されます。これを既定のリストと呼び、その種類はディスカッション掲示板から予定表リストまで多岐にわたっています。既定のリストはさまざまな方法でカスタマイズできますが、列を選択して独自のリストを作成することもできます。

サイト上で電子メールの送受信が有効になっている場合、リストで電子メールの機能を活用することもできます。予定表、お知らせ、ブログ、ディスカッション掲示板など、一部のリストについては、ユーザーが電子メールでコンテンツを追加できるように設定することが可能です。また、To Do リストや案件管理リストのように、アイテムが割り当てられたときに、ユーザーに電子メールが送信されるように設定できるリストもあります。

リストには、日付や画像、他の列に基づく集計など、さまざまな種類のデータを含めることができます。

リスト テンプレートを基にリストを作成する

カスタム リストを作成する

列をリストに追加する

リスト テンプレートを基にリストを作成する

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 には、予定表から連絡先一覧まで、さまざまな種類のリストが用意されています。リスト間で設定が異なる場合もありますが、リストの作成手順はその種類に関係なく基本的には同じです。ここでは、リスト テンプレートを基にリストを作成する手順を示します。

 メモ    リストを作成するには、その作成先となるサイトの変更権限が必要です。

1. [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツ] ページで [作成] をクリックします。

   ヒント  通常は、代わりに ([サイトの操作] メニュー) を使用することによっても、この手順を完了できます。

2. [通信] または [追跡] で、[連絡先] や [予定表] など、作成するリストの種類をクリックします。

   リストの種類

   使用するリストの種類は、共有する情報の種類によって異なります。

   • お知らせ   ニュースや報告事項を共有したり、通知事項を掲載したりするために使用します。お知らせリストでは、画像、ハイパーリンク、文字書式などの拡張書式がサポートされています。
   • 連絡先   仕事で付き合いのある人や団体の連絡先情報を保存します。Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のある電子メール プログラムまたは連絡先管理プログラムを使用している場合は、SharePoint サイト上の連絡先情報をそれらのプログラムで表示および更新できます。たとえば、会社の取引先全社のリストを Office Outlook 2007 から更新することが可能です。連絡先リストは、サイトを利用するメンバを実際に管理する機能は備えていませんが、外注先のリストなど、業務に必要な連絡先を保存および共有するために活用できます。
   • ディスカッション掲示板   チーム内での意見交換をニュース グループに似た形式で記録および保管しておく場として機能します。サイト上のリストの電子メール受信機能を管理者が有効にしている場合は、一般的な電子メール プログラムを使用したメールでのやり取りをディスカッション掲示板に保存できます。たとえば、会社の新製品のリリースに関するディスカッション掲示板を設置できます。Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のある電子メール プログラムを使用している場合は、そのプログラムで作業しながらディスカッション掲示板を表示および更新できます。
   • リンク   Web、社内イントラネット、その他のリソースへのリンクを集めておく場として機能します。たとえば、顧客の Web サイトへのリンクを集めたリストを作成できます。
   • 予定表   チームのイベントや、会社の休日などの特別な日を記録しておくために使用します。予定表リストでは、会議、社交行事、終日イベントなどのチームの予定が、卓上カレンダーや壁掛けカレンダーに似た形式で表示されます。締め切りや製品のリリース日など、特定の時間枠に関連付けることのできない重要な予定も管理できます。Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のある電子メール プログラムや予定表プログラムを使用している場合は、それらのプログラムで作業しながら SharePoint サイト上の予定表を表示および更新できます。たとえば、Office Outlook 2007 内で、SharePoint サイトの予定表と Office Outlook 2007 の予定表を並べてまたは重ねて表示しながら、2 つの日程を比較して SharePoint の予定表を更新できます。
   • タスク   チームに課されたプロジェクトやその他の作業に関する情報を管理するために使用します。進行中の作業の進捗状況や達成率を確認できるほか、他のメンバに作業を依頼することもできます。Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のある電子メール プログラムや作業管理プログラムを使用している場合は、それらのプログラムから SharePoint サイト上の作業情報を表示および更新できます。たとえば、社内の予算編成用のタスク リストを作成し、Office Outlook 2007 で他の作業の情報と一緒にこのリストを表示および更新できます。
   • プロジェクト タスク   タスク リストと似たような情報を保存し、さらに進行状況バーを使用したガント ビューで情報をわかりやすく表示できます。進行中の作業の進捗状況や達成率を確認できます。Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のある電子メール プログラムや作業管理プログラムを使用している場合は、それらのプログラムから SharePoint サイト上のプロジェクト情報を表示および更新できます。たとえば、SharePoint サイトにタスク リストを作成し、トレーニング マニュアルの制作に必要な作業を分類して割り振ることができます。その後、社内の作業の進捗状況を Office Outlook 2007 から管理できます。
   • 案件管理   サポート業務の問題点など、特定の案件に関する情報を保存し、関連する作業の進捗状況を管理する場合に使用します。新しい案件に担当者を割り当てたり、案件を分類して相互に関連付けたりすることができます。たとえば、顧客サービスに報告される問題とその対処法を管理するリストを作成できます。また、案件を編集するたびに新しいコメントを作成できるため、その案件について最初に記載された説明を変更することなく、コメントの履歴を残していくことが可能です。たとえば、顧客サービスの担当者は、問題解決のために行った対応とその結果を 1 つずつ記録していくことができます。
   • アンケート   社員の満足度調査やクイズなど、チームの意見を収集して集計する場合に使用します。質問と回答用の選択肢をさまざまな形式で作成でき、回答の集計結果を確認できます。Windows SharePoint Services 3.0 または Windows SharePoint Services 2.0 と互換性のあるスプレッドシート プログラムまたはデータベース プログラムがインストールされている場合は、それらのプログラムにアンケート結果をエクスポートして、さらに詳しく分析できます。
   • カスタム   すべてのリストはカスタマイズが可能ですが、カスタム リストなら、自分で指定した設定項目をカスタマイズするだけで済みます。Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 または Windows SharePoint Services 2.0、Windows Internet Explorer、Microsoft Windows と互換性のあるスプレッドシート プログラムを使用している場合は、スプレッドシートに基づいたリストの作成も可能です。たとえば、取引先の連絡先を保存および管理するために Microsoft Office Excel 2007 で作成したリストをインポートできます。

3. [名前] ボックスにリストの名前を入力します。リスト名は入力必須です。

   この名前は、リスト ページの上部に表示され、リスト ページの Web アドレスの一部として使用されるほか、ユーザーがこのリストを簡単に見つけて開くことができるように、ナビゲーション要素にも表示されます。

4. [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。説明の入力は任意です。

   この説明は、ほとんどのビューで、リストの先頭のリスト名のすぐ下に表示されます。一部のリストは、電子メールでコンテンツを受信できます。電子メールでリストのコンテンツを受信できるようにする場合は、他のユーザーがそのリストの電子メール アドレスを簡単に見つけられるように、リストの説明に電子メール アドレスを記入しておくことができます。

5. このリストへのリンクを サイドリンク バーに追加するには、[ナビゲーション] の [はい] をクリックします。
6. [メール] セクションが表示される場合は、サイト上のリストが電子メールでコンテンツを受信できるように設定されています。他のユーザーが電子メールでリストにコンテンツを追加できるようにするには、[このリストで電子メールを受信できるようにする] の [はい] をクリックします。次に、[電子メール アドレス] ボックスに、リスト用として使用するアドレスの @ マークより前の部分を入力します。

   このオプションは、一部の種類のリストでは使用できない場合があります。

7. [電子メールの通知] セクションが表示された場合、リスト アイテムの割り当てられたユーザーに対して、電子メール通知が送信されるようにするための設定が管理者によって許可されています。アイテムの割り当てられたユーザーに電子メールで通知する場合は、[所有権が割り当てたれたときに電子メールを送信する] で [はい] をクリックします。

   このオプションは、一部のリストでは使用できません。

8. [作成] をクリックします。

 メモ    既定では、ディスカッション掲示板、お知らせ、予定表の各リストについては、サイトで電子メールの受信が有効になっている場合、コンテンツを電子メールで追加できます。To Do リスト、プロジェクト To Do リスト、案件管理リストでは、サイトで電子メールの送信が有効になっている場合、ユーザーに対してアイテムが割り当てられたときに、そのユーザーに対して電子メールを送信できます。それ以外のリストで電子メールの機能を活用するには、管理者が、電子メール ハンドラなどのカスタム ソリューションを使って設定する必要があります。

ヒント  リストを作成するとき、必要なデータが既にスプレッドシート形式になっている場合は、そのスプレッドシート ファイルをインポートすると効率よく作成できます。スプレッドシートを基にリストを作成するには、Microsoft Windows SharePoint Services、Microsoft Internet Explorer 5、および Microsoft Windows と互換性のあるスプレッドシート プログラムを使用する必要があります。

カスタム リストを作成する

カスタム リストの作成は、初期状態で数個の列 ([タイトル] など) しか存在しない点を除けば、既定のリストの作成と似ています。カスタム リストを作成した後で、必要に応じて列を追加できます。

 メモ    リストを作成するには、その作成先となるサイトの変更権限が必要です。

1. [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツ] ページで [作成] をクリックします。

   ヒント  通常は、代わりに ([サイトの操作] メニュー) を使用することによっても、この手順を完了できます。

2. [カスタム リスト] の [カスタム リスト] をクリックします。
3. [名前] ボックスにリストの名前を入力します。リスト名は入力必須です。

   この名前は、リスト ページの上部に表示され、リスト ページの Web アドレスの一部として使用されるほか、ユーザーがこのリストを簡単に見つけて開くことができるように、ナビゲーション要素にも表示されます。

4. [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。説明の入力は任意です。

   リストの一番上 (リスト名のすぐ下) に説明が表示されます。

5. このリストへのリンクを サイドリンク バーに追加するには、[ナビゲーション] の [はい] をクリックします。
6. [作成] をクリックします。

ヒント  複数のアイテムを一度に更新する必要があるような場合は、カスタム リストをデータシート ビューとして作成したり、スプレッドシートからカスタム リストを作成したりすることもできます。データシート ビューを使用するには、Windows SharePoint Services と互換性のあるコントロールまたはプログラム (Microsoft Office Professional 2007)、および ActiveX コントロール のサポートが必要です。

列をリストに追加する

リストによっては、列があらかじめ設定されている場合もありますが、列は必要に応じて追加したり、変更したりできます。カスタム リストでは独自の列をリストに追加できます。

部署名やプロジェクト番号などの情報は、列を使用することで、効率よく分類および追跡できます。1 行テキスト、ドロップダウン リスト (選択肢を指定できる)、他の列から集計された数値、サイト ユーザーの名前や画像など、さまざまな種類の列を作成できます。

 メモ    最初に列の追加先となるリスト ページを開いておく必要があります。まだリストを開いていない場合は、Quick Launch で対応する名前をクリックしてください。リスト名が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックしてから、目的のリスト名をクリックします。

1. ([設定] メニュー) の [列の作成] をクリックします。
2. [名前と種類] の [列名] ボックスに、使用する名前を入力します。
3. [この列の情報の種類] で、この列に表示する情報の種類を選択します。
4. [列の追加設定] の [説明] に、この列の用途と入力内容についてわかりやすい説明を入力します。説明の入力は任意です。
5. 選択した列の種類に応じて、[列の追加設定] にその他のオプションが表示されます。必要に応じて、追加のオプションを選択します。
6. 列を既定のビューに追加するには、[既定のビューに追加] をクリックします。既定のビューは、サイトのユーザーがリストまたはライブラリを開いたときに最初に表示されるビューです。
7. [OK] をクリックします。

 メモ    列を作成した後でも設定は変更できます。たとえば、列に格納されるデータの種類を数値から通貨に変更しなければならない場合もあります。リストの設定を表示したり変更したりするには、目的のリストを開き、[設定] メニューの [リストの設定] をクリックします。