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リスト アイテムとファイルの下書きを読むことができるユーザーのグループを管理できます。下書きは、ファイルのマイナー バージョン (マイナー バージョン : リビジョンの段階にあるファイル、または以前のバージョンから少ししか変更されていないファイルのコピーに、少数の番号 (0.1、0.2、1.1 など) を付けたもの。通常、マイナー バージョンが組織内で広く閲覧できるように発行されることはありません。)またはまだ承認されていないリスト アイテムあるいはファイルのいずれかです。下書きは、新しい項目とすることも、変更されている項目とすることもできます。

下書きは次の 2 つの状況で作成されます。

• メジャー バージョンとマイナー バージョンを管理しているライブラリでファイルのマイナー バージョンが作成されるか更新された場合
• コンテンツの承認が必要なリストまたはライブラリでリスト アイテムまたはファイルが作成されるか更新されたがまだ承認されていない場合

ユーザーのどのグループがファイルの下書きを表示できるかを指定できます。この設定は、ファイルのメジャー バージョンや承認されていないファイルまたはリスト アイテムなど、自身のリストまたはライブラリ内の残りを表示できるユーザーのグループに対する設定とは異なることがあります。

メジャー バージョンおよびマイナー バージョンを管理する場合は、ユーザーがファイルを編集する権限を持たないと、マイナー バージョンの表示および読み取りができないようにするかどうかを指定できます。この設定を適用した場合、ファイルを編集する権限を持つユーザーはファイルを使用できますが、ファイルを読み取る権限しかないユーザーはマイナー バージョンを表示することができません。たとえば、ライブラリへのアクセス権を持つすべてのユーザーに対して、ファイルの編集中にコメントや改訂を表示しないようにできます。メジャー バージョンおよびマイナー バージョンが管理され、どのユーザーもメジャー バージョンをまだ発行していない場合、下書き項目を表示する権限のないユーザーにファイルは表示されません。

コンテンツの承認が必要な場合、承認待ちのファイルを表示できるユーザーとして、読み取り権限を持つユーザー、編集権限を持つユーザー、または作成者とアイテムを承認する権限を持つユーザーのみのいずれかを指定できます。メジャー バージョンおよびマイナー バージョンの両方が管理されている場合、ファイルを承認用に送信するには、その前に作成者がメジャー バージョンを発行する必要があります。コンテンツの承認が必要な場合、コンテンツを読み取る権限はあるが、下書きアイテムを表示する権限がないユーザーには、最後に承認されたファイルまたはファイルのメジャー バージョンが表示されます。

たとえば、承認プロセスに関与しないユーザーが、発表前の投機的情報を含むドキュメントを表示するのを制限することができ、あるいは組織で特定のファイルを社外秘としたい場合があります。そのような場合、既定の制限に従うことが必要です。その一方で、コンテンツ承認を使用してリスト アイテムまたはファイルのステータスは指定するが、校正中にも必ずしもそのアクセスを制御しないようにできます。たとえば、サイトへの閲覧者がファイルを読むことは防止しないが、そのファイルを読むユーザーに、そのファイルがまだ承認されていないため変更される可能性のある下書きであることを知らせることができます。この場合、リストまたはライブラリ内の項目を読み取る権限を持つユーザーが下書きを表示できるようにすることができます。

下書きを表示できるユーザーを指定するには、リストまたはライブラリを作成する権限が必要です。

次の手順は、メジャー バージョンおよびマイナー バージョンの両方を管理するライブラリ、またはコンテンツ認証を必要とするリストまたはライブラリにのみ適用されます。

1. リストまたはライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのリストまたはライブラリの名前をクリックします。

   リストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のリストまたはライブラリの名前をクリックします。

2. ([設定] メニュー) で、[リストの設定] をクリックするか、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。

   たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

3. [全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。
4. [下書きアイテムのセキュリティ] セクションの [このリストの下書きアイテムを表示するユーザー] または [このドキュメント ライブラリの下書きアイテムを表示するユーザー] で、下書きを表示できるようにするユーザーのグループをクリックします。

   項目を承認できるユーザーのオプションは、ライブラリがコンテンツ承認を必要とする場合にのみ利用できます。

5. [OK] をクリックします。

 メモ    コンテンツ承認が必要な場合、コンテンツを読み取る権限はあるが下書き項目を表示する権限がないユーザーには、最新の承認済みバージョンまたはファイルの最新のメジャー バージョンが表示されます。メジャー バージョンおよびマイナー バージョンが管理され、どのユーザーもメジャー バージョンをまだ発行していない場合、下書き項目を表示する権限のないユーザーにファイルは表示されません。