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ライブラリとは、チーム メンバと共同してファイルを作成、収集、更新、管理できるサイト上の場所のことです。各ライブラリにはファイルの名前と主要情報が一覧表示されるため、チーム メンバはこの一覧を参考に、これらのファイルを使用して共同作業に取り組むことができます。

ライブラリには、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォームなど、各種のファイルを追加して管理できます。Microsoft Windows SharePoint Services で新しいサイトを作成すると、共有ドキュメント ライブラリが自動的に作成されます。このライブラリを用途に合わせてカスタマイズすることも、新たにライブラリを作成することもできます。

 メモ    ライブラリを作成するには、ライブラリを作成するサイト上でリストを管理するための権限が必要です。

1. [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツ] ページで [作成] をクリックします。

   ヒント  通常は、代わりに ([サイトの操作] メニュー) を使用することによっても、この手順を完了できます。

2. [ライブラリ] で、目的の種類のライブラリ ([ドキュメント ライブラリ] など) をクリックします。

   ライブラリの種類

   使用するライブラリの種類は、共有するファイルの種類によって異なります。

   • ドキュメント ライブラリ   ドキュメントやスプレッドシートなど、多様な形式のファイルを共有する場合に使用します。ドキュメント ライブラリにはさまざまな種類のファイルを保存できますが、一部のファイル形式はセキュリティ上の理由から取り扱うことができません。Windows SharePoint Services と互換性のあるプログラムのファイルは、ドキュメント ライブラリから直接作成できます。たとえば、マーケティング チームでプランニング資料、ニュース リリース、出版物などを共有するために、チーム専用のライブラリを設置できます。
   • 画像ライブラリ   デジタル形式の画像やグラフィックスを共有する場合に使用します。画像データは他の種類の SharePoint ライブラリにも保存できますが、画像ライブラリの方が画像の取り扱いに優れています。たとえば、画像ライブラリなら、画像をスライド ショーで表示したり、画像をコンピュータにダウンロードしたり、Windows SharePoint Services と互換性のあるグラフィックス プログラムで画像データを編集したりすることが可能です。ロゴや会社の写真など、チームで再利用しているグラフィックス データが多い場合や、チーム イベントや製品発表イベントの写真を保存する場合などは、画像ライブラリの作成を検討してください。
   • Wiki ページ ライブラリ   複数の Wiki ページ間にリンクを設定して 1 つのサイトを構築する場合に使用します。Wiki を使用すると、複数のチーム メンバが共同で業務情報を 1 か所に集めることができ、情報の追加と編集も簡単です。Wiki ページ ライブラリには、画像、テーブル、ハイパーリンク、内部リンクを含む Wiki ページを追加できます。たとえば、チームでプロジェクト専用の Wiki サイトを構築する場合、相互リンクが設定された一連のページにヒントなどの有用情報を蓄積できます。
   • フォーム ライブラリ   XML ベースのビジネス フォームをまとめて管理する場合に使用します。たとえば、社内で経費報告書用のフォーム ライブラリを使用する場合もあるでしょう。フォーム ライブラリを設定するには、Microsoft Office InfoPath のような、Windows SharePoint Services と互換性のある XML エディタまたは XML デザイン プログラムが必要です。

3. [名前] ボックスにライブラリの名前を入力します。ライブラリ名は入力必須です。

   この名前は、ライブラリ ページの上部に表示され、ライブラリ ページのアドレスの一部として使用されるほか、ユーザーがこのライブラリを簡単に見つけて開くことができるように、ナビゲーション要素にも表示されます。

4. [説明] ボックスに、ライブラリの用途に関する説明を入力します。説明の入力は任意です。

   この説明は、ライブラリ ページの上部のライブラリ名のすぐ下に表示されます。電子メールでライブラリのコンテンツを受信できるようにする場合は、他のユーザーがそのライブラリの電子メール アドレスを簡単に見つけられるように、ライブラリの説明に電子メール アドレスを記入しておくことができます。

5. このライブラリへのリンクを サイドリンク バーに追加するには、[ナビゲーション] の [はい] をクリックします。
6. [受信メール] セクションが表示されている場合は、管理者がそのサイトに対して電子メールでのコンテンツ追加を許可しています。ユーザーがライブラリに対し、電子メール メッセージの添付ファイルとしてファイルを追加できるようにするには、[はい] をクリックします。次に、[電子メール アドレス] ボックスに、ライブラリ用として使用するアドレスの最初の部分を入力します。
7. ファイルをライブラリにチェックインするたびに新しいバージョンが作成されるようにするには、[ドキュメントの改版履歴] セクションまたは [画像のバージョン履歴] セクションで [はい] をクリックします。

   メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を保存するかどうかや、保存するメジャー バージョンとマイナー バージョンの数は後から選択できます。

8. 作成するライブラリの種類によっては、[ドキュメント テンプレート] セクションが有効になります (このセクションには、新しいファイルを作成するときに既定のプログラムとして使用することのできる、互換性のあるプログラムが一覧表示されます)。複数のコンテンツ タイプが有効になっている場合は、特定のコンテンツ タイプを選ぶことによって既定のテンプレートを指定します。[ドキュメント テンプレート] セクションのドロップダウン リストで、ライブラリに作成されるファイルのテンプレートとして使用する既定のファイル タイプをクリックしてください。
9. [作成] をクリックします。

 メモ 

• 会議ワークスペース サイトにライブラリを作成するには、ライブラリの追加による会議ワークスペース サイトのカスタマイズ手順に従ってください。
• 複数のコンテンツ タイプが有効になっている場合、ユーザーは、複数存在する既定のファイル タイプの中からいずれかを選んで、新しいファイルを作成できます。既定のファイル タイプは、ライブラリの作成時に、[ドキュメント テンプレート] セクションではなくコンテンツ タイプによって指定します。
• Wiki ページ ライブラリの場合、既定では電子メール オプションが利用できないようになっています。

ヒント  作成したライブラリをさらに細かくカスタマイズするには、[設定] をクリックし、カスタマイズしたいライブラリの設定 ([ドキュメント ライブラリ設定の変更] など) をクリックします。