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ライブラリ (ライブラリ: ファイルの集まりが管理されている、SharePoint サイト上の場所。ライブラリでは、ユーザー定義プロパティを含め、各ファイルについての情報を表示することができます。)には、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、各種のファイルを追加して管理できます。ただし、セキュリティ上の理由により、ファイルの種類によっては追加できない場合もあります。

ファイルをライブラリに追加する方法は 1 つではなく、ファイルを新規作成するのか、既存のファイルを追加するのか、または、複数のファイルを一度に追加するのかによっても変わってきます。ライブラリが電子メールを受信できるように管理者によってセットアップされている場合は、電子メール メッセージの添付ファイルとして送信することによって、ファイルをライブラリに追加することもできます。

ライブラリにファイルを作成する

ファイルをライブラリに追加する

複数のファイルをライブラリに追加する

ファイルを電子メールでライブラリに追加する

ライブラリにファイルを作成する

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のあるプログラム (Microsoft Office Word 2007 など) を使用する場合は、ライブラリ内からファイルを新規作成できます。

互換性のないプログラムを使用する場合でも、ファイルをライブラリに保存して管理することはできます。[新規作成] コマンドを使って新しいファイルを作成することはできませんが、目的のプログラムでファイルを作成した後、そのファイルをライブラリに追加できます。

画像ライブラリにファイルを追加する場合は、最初に別のプログラムでファイルを作成してから追加する必要があります。画像ライブラリを含め、すべてのライブラリにはフォルダを作成できます (フォルダを作成できないような制限がライブラリに適用されている場合を除く)。

作成できるファイルの種類は、サイトの所有者または管理者がライブラリに関連付けたテンプレートによって異なります。他の種類のファイルをライブラリに作成したい場合は、管理者またはサイトの所有者に問い合わせてください。

1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

   ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

2. [新規作成] メニューの矢印をクリックし、[新しい <ファイル タイプ>] ([新しいドキュメント] など) をクリックします。

   ライブラリに複数のテンプレートが関連付けられている場合は、他の選択肢 ([新規ワークシート] や [New Contract] など) も表示されます。

ヒント  ライブラリの既定のテンプレートを使用する場合は、[新規作成] をクリックするだけでファイルを作成できます。

3. ファイルに追加したいテキストや他のアイテムを追加します。
4. [保存] ボタンをクリックするか、[ファイル] メニューの [保存] をクリックして、ファイルに名前を付け、ファイルを保存します。

   保存したファイルがライブラリに追加され、ファイル リストに表示されます。

5. ファイルがライブラリに表示されない場合は、ブラウザの更新ボタンをクリックします。

 メモ 

• ファイルを保存する際、ライブラリの設定によっては、別途、情報の入力を求められる場合があります。たとえば、ファイルのコンテンツ タイプを選択したり、ファイルに関する詳しい情報を入力したりするように求めるメッセージが表示されます。
• ファイルをチェックアウトして使用するようにライブラリが設定されている場合、ファイルをチェックインするまで、他のユーザーはそのファイルを編集できません。
• コンテンツの承認が必要なライブラリの場合、ファイルが承認されて初めて、ライブラリの他のユーザー (ファイルを閲覧する権限を持つユーザー) が閲覧できるようになります。

ファイルをライブラリに追加する

ライブラリには新しいファイルを追加したり、既存のファイルを編集済みのファイルで置き換えたりすることができます。ファイルのバージョン管理が有効になっているライブラリでは、編集後のファイルが新しいバージョンとして追加され、そのファイルのバージョン履歴に記録されます。

アップロードしようとしているファイルと同じ名前のファイルが既にライブラリに存在するとき、既存のファイルが上書きされては困る場合は、いずれかのファイル名を変更する必要があります。

ライブラリにファイルを追加するとき、ファイルのプロパティを入力するように求められる場合があります。ファイルのプロパティには、ファイルに関する基本的な情報 (ファイルの説明や検索時に使用するキーワードなど) や、組織に固有の情報 (部門名やプロジェクト番号など) を含めることができます。

1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

   ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

2. [アップロード] メニューの [ドキュメントのアップロード] をクリックします。
3. [参照] をクリックして追加するファイルを選択し、[開く] をクリックします。
4. 既存のファイルを修正したものをアップロードする場合は、次のいずれかの操作を行います。
   • ファイルのバージョン管理が無効になっている場合は、既存のファイルを修正後のファイルで置き換えることができます。[ドキュメントのアップロード] セクションにある [既存のファイルを上書きする] チェック ボックスをオンにします。
   • ファイルのバージョン管理が有効になっている場合は、修正後のファイルを新しいバージョンとして追加することによって既存のファイルを置き換えることができます。[ドキュメントのアップロード] セクションにある [既存のファイルに新バージョンとして追加する] チェック ボックスをオンにします。
5. [OK] をクリックします。
6. ファイル情報の入力を求めるフォームが表示された場合は、ファイルのタイトルなど、必要な情報をボックスに入力します。省略できない情報については、対応するボックスの横に赤いアスタリスクが表示されます。ライブラリの設定方法やグループの方針 (カスタム プロパティの入力が必須として指定されているかどうかなど) によっては、さらに別のボックスが表示される場合もあります。
7. [OK] をクリックします。
8. ファイルがライブラリに表示されない場合は、ブラウザの更新ボタンをクリックします。

 メモ 

• ファイルのアップロード先ライブラリの設定で、特定のファイル プロパティの入力を省略できないようになっている場合、これらのプロパティが入力されていないと、ファイルはチェックアウトされたままになります。ファイルをチェックインするには、必須のプロパティを入力する必要があります。
• ファイルをチェックアウトして使用するようにライブラリが設定されている場合、ファイルをチェックインするまで、他のユーザーはそのファイルを編集できません。
• コンテンツの承認が必要なライブラリの場合、ファイルが承認されて初めて、ライブラリの他のユーザー (ファイルを閲覧する権限を持つユーザー) が閲覧できるようになります。
• Wiki ページ ライブラリでは、新しい Wiki ページを作成することはできますが、既存のファイルをアップロードすることはできません。

ヒント  新しいバージョンのファイルをアップロードする場合は、ファイルの履歴が追跡しやすいように、そのバージョンでどのような修正を加えたかについて、コメントを入力しておくことをお勧めします。

複数のファイルをライブラリに追加する

Windows SharePoint Services と互換性のあるプログラムがコンピュータにインストールされている場合、[アップロード] メニューの矢印をクリックしたときに複数のファイルをアップロードするためのオプションが表示されます。たとえば、2007 Microsoft Office system がインストールされている場合は、[複数のドキュメントのアップロード] オプションが表示されます。[複数のドキュメントのアップロード] オプションが表示されない場合は、次の操作を行います。

1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

   ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

2. ([操作] メニュー) の [Windows エクスプローラで開く] をクリックします。
3. Windows エクスプローラ ウィンドウで、アップロード対象の複数のファイルを探して選択します。
4. いずれかのファイルを右クリックして、ショートカット メニューの [コピー] をクリックします。
5. [戻る] ボタンを何度かクリックしてライブラリに戻ります。
6. フォルダ ウィンドウの空白の部分をマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [貼り付け] をクリックします。
7. Windows エクスプローラを閉じます。
8. ファイルがライブラリに表示されない場合は、ブラウザの更新ボタンをクリックします。

 メモ    

 メモ 

• 画像ライブラリに複数の画像をアップロードしようとすると、Microsoft Office Picture Manager など、Windows SharePoint Services と互換性のある画像エディタが起動される場合があります。その場合は、画像エディタの指示に従って複数のファイルを選択し、アップロードしてください。複数の画像をアップロードするとき、ライブラリに同じ名前のファイルが見つかると、画像エディタから確認のメッセージが表示されます。
• ファイルのアップロード先ライブラリの設定で、特定のファイル プロパティの入力を省略できないようになっている場合、これらのプロパティが入力されていないと、ファイルはチェックアウトされたままになります。ファイルをチェックインするには、必須のプロパティを入力する必要があります。
• ファイルをチェックアウトして使用するようにライブラリが設定されている場合、ファイルをチェックインするまで、他のユーザーはそのファイルを編集できません。
• コンテンツの承認が必要なライブラリの場合、ファイルが承認されて初めて、ライブラリの他のユーザー (ファイルを閲覧する権限を持つユーザー) が閲覧できるようになります。
• Wiki ページ ライブラリでは、新しい Wiki ページを作成することはできますが、既存のファイルをアップロードすることはできません。

ヒント  Windows エクスプローラに表示された SharePoint サイトに対し、マイ ドキュメントなど別のエクスプローラ ウィンドウからファイルをドラッグすることもできます。

ファイルを電子メールでライブラリに追加する

ライブラリに電子メールを送信するには、そのライブラリが電子メールを受信できるように設定されていることをあらかじめ確認し、送信先のアドレスを入手しておく必要があります。

1. ライブラリの電子メール アドレスを確認するには、次の操作のいずれか、または複数の操作を行います。
• 電子メール プログラムのアドレス帳で検索します。電子メール アドレスが登録されていなかった場合は、ライブラリのセットアップ担当者から入手する必要があります。入手したアドレスは、後で簡単に検索できるように、電子メール プログラムの連絡先一覧に追加しておくことをお勧めします。
• ライブラリのタイトルのすぐ下に、そのライブラリに関する説明が表示されるので、その内容を確認します。電子メール アドレスがサイトの所有者によってライブラリの説明として記載されている場合もあります。
• ライブラリの説明を見ても電子メール アドレスを確認できなかった場合、ライブラリの設定を閲覧する権限がある場合は、ライブラリの電子メール設定を確認します。
  1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

     ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

  2. ([設定] メニュー) で、これから開くライブラリの種類に対する設定オプションをクリックします。

     たとえば、ドキュメント ライブラリを開く場合は、[ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

  3. ライブラリが電子メールを受信できるように設定されている場合、[リスト情報] の [電子メール アドレス] の横にアドレスが表示されます。
• SharePoint グループの電子メール アドレスを使用して、目的のファイルを添付ファイルとして送信します。あなたの所属している組織に、独自の電子メール リスト (SharePoint グループ (SharePoint グループ: SharePoint サイト上に作成できる、ユーザーのグループ。サイトへのアクセス許可を管理したり、サイトのユーザーに電子メールの配布リストを提供したりする目的で使用されます。グループは、同じサイト コレクション内の複数のサイトで使用できます。)) がある場合は、メンバー間で相互に電子メールを送信できます。SharePoint グループのアドレスにはライブラリのアドレスを含めることもでき、その場合は、電子メールをグループのメンバーに送信すると、添付ファイルが自動的に Windows SharePoint Services 3.0 サイトに追加されます。
2. 電子メール プログラムで、ドキュメントやワークシートなどのファイルを電子メール メッセージに添付します。
3. [宛先] ボックスまたは [CC] ボックスに、ライブラリのアドレスを入力します。SharePoint グループに既にライブラリが追加されている場合は、その SharePoint グループの電子メール アドレスを入力します。
4. メッセージを送信します。ほとんどの電子メール アプリケーションでは、[送信] をクリックすると、メッセージが送信されます。
5. ファイルがライブラリに表示されない場合は、ブラウザの更新ボタンをクリックします。

   電子メール サーバーの設定によっては、ファイルが表示されるまでにしばらく時間がかかる場合があります。