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ライブラリ (ライブラリ: ファイルの集まりが管理されている、SharePoint サイト上の場所。ライブラリでは、ユーザー定義プロパティを含め、各ファイルについての情報を表示することができます。)でファイルを開いたり編集したりする方法は、そのファイルに対して何を行うかによって異なります。

Microsoft Office Word 2007 など、Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 互換のプログラムからファイルをクリックする場合、ファイルを読み取り専用で閲覧する方法と、編集用に開く方法とがあります。目的に合わせて、いずれかの方法でファイルを開くことができます。

 メモ    ドキュメントやスプレッドシートなど、一般的な種類のファイルについては、Windows SharePoint Services 3.0 でライブラリから閲覧したり編集したりできます。ファイルの種類に関連付けられたプログラムがシステムに存在しないなどの理由でファイルの種類が認識されない場合は、ファイルをローカル コンピュータにダウンロードして保存しておきます。後でそのファイルの種類を認識できるプログラムで開くことができます。

ファイルを読み取り専用で開く

ファイルをチェックアウトする

ファイルを編集する

ドキュメント ライブラリから取得したファイルをオフラインで使用する

ファイルを読み取り専用で開く

1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

   ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

2. 開くファイルの名前をクリックし、次のいずれかの操作を行います。
   • Office Word 2007 など、Windows SharePoint Services 3.0 互換のプログラムでファイルを開いた場合、ファイルをどのような方法で開くかを確認するダイアログ ボックスが表示されます。ダイアログ ボックスが表示されたら、ファイルを読み取り専用として開くオプションを選択します。
   • 他のプログラム (以前のバージョンのプログラムや Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のないプログラムなど) では、ファイル名をクリックすると、自動的に読み取り専用として開きます。

     ファイルを編集する場合は、ファイル名をクリックするのではなく、ポイントして下矢印を表示します。下矢印をクリックするとメニューが表示されるので、そのメニューの [<アプリケーション名> で編集] をクリックします。

   • 画像ライブラリの場合、ファイルをクリックすると、画像のプロパティが表示されます。[プレビュー] セクションで画像をプレビューすることもできますが、画像のプレビューをクリックするか、画像名をクリックすると、ブラウザ ウィンドウで画像を読み取り専用で閲覧できます。

 メモ    ファイルを読み取り専用で閲覧しているときに、ファイルに対して変更を加えた場合、そのファイルを同じファイル名で直接ライブラリに保存することはできません。ただし、変更作業を保存しておくことは可能です。ファイル名を変更してドキュメント ライブラリに保存するか、ファイルをハード ディスクに保存しておき、そのファイルを後でアップロードします。バージョン管理が有効になっている場合、既存のファイルの新バージョンとしてアップロードされ、ファイルのバージョン履歴に追加されます。

ヒント  Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のある一部のプログラムには、読み取り専用のファイルを編集するためのオプションが用意されています。プログラムによっては、このオプションが、ファイルの上にツールバーとして表示されます。このオプションは、最初にファイルを読み取り専用で開き、その後、編集する必要が生じた場合などに使用します。

ファイルをチェックアウトする

ファイルがチェックアウト (チェックアウト : ファイルの編集中にファイルをロックして、他のユーザーによって上書きされたり編集されたりするのを避けること。文書をチェックアウトしているユーザーだけがその文書を編集できます。)された場合、そのユーザーが編集している間、他のユーザーはそのファイルに変更を加えることができなくなります。変更された内容は、そのファイルがチェックイン (チェックイン : 編集のためのロックを解除して、更新したファイルを他のユーザーが表示したり、チェックアウトできるようにすること。)されるまで、他のユーザーが閲覧することはできません。

編集するファイルは必ずチェックアウトするという決まりを組織内で設けることができます。チェックアウトを必須にすることにより、ファイルが複数のユーザーによって同時に変更されてしまうトラブルを防ぐことができ、編集上の矛盾や混乱をなくすことができます。チェックアウトが必須として指定されたライブラリでは、ファイルの編集時に、そのファイルがまだチェックアウトされていなかった場合は自動的にチェックアウトされます。

1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

   ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

2. ファイル名をポイントして、下矢印を表示します。

   画像ライブラリの場合、ファイルをクリックして表示されるプロパティで、[チェックアウト] をクリックします。

3. 下矢印をクリックし、表示されたメニューの [チェックアウト] をクリックします。

   画像を除くすべてのファイルでは、ファイルをチェックアウトすると、ライブラリに表示されるファイルのアイコンが (チェックアウト済みであることを示すアイコン) に変わります。画像をチェックアウトした場合、プロパティ ページ上のボタンが [チェックイン] に変わります。

4. ファイルの編集に使用するプログラムが、Windows SharePoint Services 3.0 と互換性がある場合、そのファイルを下書き用としてローカルで編集するかどうかを確認するメッセージが表示されます。ハード ディスク上でファイルのコピーを編集する場合は、[ローカルの下書きフォルダを使用する] チェック ボックスをオンのままにしておいてください。 チェックアウトしている間、下書き用のコピーをサーバーに保存しておく場合は、このチェック ボックスをオフにします。

 メモ 

• 後で変更を保存せずにファイルをチェックインしたくなった場合は、変更を破棄できます。その場合、ファイルをチェックアウトしていた間に行った変更はすべて失われます。ファイルは、最後にチェックインされたバージョンに戻り、保存されなかった変更に対するバージョン履歴は作成されません。
• チェックアウトされた状態を維持したままファイルをチェックインし、他のユーザーが変更を確認できるようにした上で、ファイルの編集を続けることもできます。その場合は、ファイルをチェックインするときに、[このバージョンをチェックインした後も、ドキュメントをチェックアウトしたままにする] チェック ボックスをオンにします。

ファイルを編集する

ライブラリの設定によっては、他のユーザーが同時にファイルを編集できないよう、事前にファイルをチェックアウトしておく必要があります。ファイルが既に他のユーザーによってチェックアウトされている場合、そのファイルは編集できません。

編集前にファイルをチェックアウトしなかった場合、他のユーザーも同時にファイルを編集できます。1 つのファイルを複数のユーザーが同時に編集した場合、各ユーザーの変更が他のユーザーによって上書きされてしまう場合があります。

1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

   ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

2. 次のいずれかの操作を行います。
• Office Word 2007 など、Windows SharePoint Services 3.0 互換のプログラムで作成したファイルを開いている場合、そのファイルをクリックします。ファイルを開く方法を確認するダイアログ ボックスが表示された場合は、ファイルを編集するためのオプションを選択します。
• 以前のバージョンのプログラム、または Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のないプログラムでファイルを編集している場合は、ファイル名をポイントして下矢印を表示します。下矢印をクリックして表示されるメニューの [<プログラム名> で編集] をクリックします。
• 画像ライブラリの場合、編集する画像のチェック ボックスをオンにします。 ([操作] メニュー) の [編集] をクリックします。
3. ライブラリの設定やファイルの編集に使用しているプログラムによっては、ファイルを開くときにメッセージが表示される場合があります。たとえば、開いても安全なファイルかどうかを確認するメッセージや、ファイルがチェックアウトされていることを伝えるメッセージ (ライブラリでファイルのチェックアウトが必須として指定されている場合) が表示されます。先に進むには、[OK] ボタンなどをクリックして、メッセージに応答する必要があります。
4. ファイルを編集して保存した後、プログラムを終了します。
5. ファイルがチェックアウトされていて、かつ、使用しているプログラムが Windows SharePoint Services 3.0 と互換性がある場合は、プログラムの終了時にファイルをチェックインするよう求めるメッセージが表示されます。この時点でファイルをチェックインしたくない場合は、後で、ライブラリから対応するファイルのドロップダウン メニューを使ってファイルをチェックインできます。

 メモ 

• ファイルをチェックアウトせずに編集を行った場合、変更内容は、そのファイルをライブラリに保存した時点で表示されます。ファイルがチェックアウトされていた場合、変更内容はファイルをチェックインした時点で表示されます。
• ファイルを保存する際、ライブラリの設定によっては、別途、情報の入力を求められる場合があります。たとえば、ファイルのコンテンツ タイプを選択したり、ファイルに関する詳しい情報を入力したりするように求めるメッセージが表示されます。

ドキュメント ライブラリから取得したファイルをオフラインで使用する

ドキュメント ライブラリのファイルを、Office Word 2007 など、Windows SharePoint Services 3.0 互換のプログラムを使って編集する場合、ファイルをハード ディスクにチェックアウトして編集できます。使用しているサーバーによっては、ファイルをハード ディスク上で編集した方が、サーバー上で編集するよりも快適に作業できます。

ファイルをチェックアウトする際はサーバーに接続する必要がありますが、サーバーに接続されていなくても、サーバー上のファイルを、ローカル コンピュータの下書きフォルダで編集することはできます。たとえば、Windows SharePoint Services サイトからファイルをチェックアウトしておき、後で、そのファイルをノート パソコンで編集することもできます。ファイルをどこで編集したかに関係なく、ファイルをチェックインすると、サーバー上の元のファイルが更新されます。

このオプションは、ドキュメント ライブラリでのみ使用できます。

1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

   ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

2. ライブラリでファイル名をポイントして、下矢印を表示します。
3. 下矢印をクリックし、[チェックアウト] をクリックします。
4. ダイアログ ボックスの [ローカルの下書きフォルダを使用する] チェック ボックスをオンにします。

    メモ    Windows SharePoint Services 3.0 と互換性のないプログラムで作成されたファイルをチェックアウトしようとしても、[ローカルの下書きフォルダを使用する] チェック ボックスは表示されず、ファイルをオフラインで編集することもできません。

5. ファイルを編集した後、そのファイルをチェックインします。

 メモ    Windows SharePoint Services 3.0 互換の一部のプログラムでは、チェックアウトしたファイルが格納されるローカルの下書きフォルダの場所を変更できます。詳細については、ご使用のプログラムのヘルプを参照してください。

ヒント  Microsoft Office Outlook 2007 など、Windows SharePoint Services 3.0 互換の電子メール プログラムと、ライブラリとを連携させることによって、ファイルをオフラインで閲覧、編集、検索することもできます。詳細については、ご使用の電子メール プログラムのヘルプを参照してください。