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電子メール ディスカッション、ドキュメント、画像、予定表アイテムなどのコンテンツは、サイトへの電子メールとして送信すると、Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 サイトに追加することができます。リストまたはライブラリで電子メールを受信するように設定している場合は、この方法を使用すると便利です。

概要

電子メールを受信できるリストとライブラリ

リストまたはライブラリの電子メール設定の詳細

リストまたはライブラリに電子メールを送信する

概要

チームにドキュメントを送信し、チームのドキュメント ライブラリにそのドキュメントを追加するとします。電子メールを送信し、Windows SharePoint Services 3.0 に切り替えてドキュメントをサイトに追加する代わりに、両方の操作を一度に実行することができます。

ドキュメント、ディスカッション、およびその他のコンテンツは電子メールで送信されます。

コンテンツはリストとライブラリに追加されます。

電子メールで Windows SharePoint Services 3.0 サイトにアイテムを追加する操作は、仕事仲間やグループに通常の電子メール メッセージを送信するのと同様です。電子メールを受信するように設定されたリストには独自のアドレスがあるので、そのアドレスをメッセージの [宛先] ボックスまたは [CC] ボックスに含めるだけです。

電子メールを受信できるリストとライブラリ

既定では、Windows SharePoint Services 3.0 の次のリストとライブラリが、電子メールを受信できるように設定できます。

• ディスカッション掲示板  チームの電子メール ディスカッションは 1 つの場所にまとめて、メッセージと関連ファイルをより簡単に参照して見つけることができます。
• お知らせ  チームにお知らせを送信するときは、電子メールを使用して自動的にそのお知らせを Windows SharePoint Services 3.0 サイトのお知らせリストに追加できます。
• 予定表  グループが電子メールを使用して送信する会議出席依頼などの予定表アイテムは、Windows SharePoint Services 3.0 サイトの予定表にも送信できます。Windows SharePoint Services 3.0 予定表が電子メールを受信するように設定されている場合、すべての予定表アイテム (サイトのチームの予定表に追加したアイテムやユーザーが電子メールで送信したアイテム) を同時に表示することができます。

   メモ    予定表アイテムを Windows SharePoint Services 3.0 サイトに送信するには、電子メール アプリケーションが Windows SharePoint Services と互換性があるか、インターネット メールをサポートするための多くの電子メール アプリケーションで使用されている iCalendar 形式をサポートしている必要があります。

• ドキュメント ライブラリ  電子メールを受信するように設定されているドキュメント ライブラリには、ドキュメントを電子メールの添付ファイルとして送信できます。Windows SharePoint Services 3.0 に切り替えてドキュメントを検索し、ライブラリに追加する必要はありません。また、電子メールを使用して送信されたドキュメントのバージョンを処理する方法を選択することもできます。
• 画像ライブラリ  電子メールを受信するように設定されている画像ライブラリに、画像を電子メールの添付ファイルとして送信することができます。たとえば、オフィスから離れている間に製品発表会の画像を仕事仲間に送信する場合、画像をアップロードするための画像ライブラリを開く必要はありません。メッセージにライブラリの電子メール アドレスを含めることができます。
• フォーム ライブラリ  欠勤報告書や経費報告書などの入力済みフォームは、フォーム ライブラリに電子メールで送信できます。
• ブログ  電子メールでブログ (Web ログ) に投稿することができます。ただし、電子メールを使ってブログの投稿にコメントを追加することはできません。

電子メールを受信できるように設定されているリストを確認するか、リストの電子メール アドレスが必要な場合は、サイト所有者または管理者に連絡してください。

 メモ 

• お知らせやディスカッションなど一部のリストは、会議出席依頼を受け付けるように設定できます。これらのリストには、会議出席依頼のテキストのみが保存されます。予定表形式で会議出席依頼を保存するには、会議出席依頼を予定表リストに送信します。
• その他のリストとライブラリは組織がカスタマイズし、電子メールを受信することができます。詳細については、管理者にお問い合わせください。
• 電子メールを送信して、会議ワークスペース サイトのリストにコンテンツを追加することはできません。

リストまたはライブラリの電子メール設定の詳細

リストまたはライブラリに電子メールを送信できるようにする前に、リストまたはライブラリが電子メールを受信するように設定されているかどうかを確認し、そのリストまたはライブラリを設定したユーザーからアドレスを入手する必要があります。次の操作のいずれか、または複数の操作を行います。

• リストまたはライブラリの電子メール アドレスは、状況に応じて、電子メール アプリケーションのアドレス帳に表示されることがあります。表示されない場合は、そのリストまたはライブラリを設定したユーザーからアドレスを入手する必要があります。次に、そのアドレスを電子メール アプリケーションの連絡先リストに追加しておくと、後で簡単に見つけることができます。
• サイト所有者は、リストまたはライブラリの電子メール アドレスを説明に追加していることがあります。説明は、タイトルのすぐ下に表示されます。
• リストまたはライブラリの電子メール アドレスが説明に表示されない場合、設定を表示するアクセス許可があれば、次の手順を使用してリストまたはライブラリの電子メール設定を表示できます。
  1. リストまたはライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのリストまたはライブラリの名前をクリックします。

     リストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のリストまたはライブラリの名前をクリックします。

  2. 次のいずれかの操作を行います。
     • (設定) の [リストの設定] をクリックするか、開くライブラリの種類の設定をクリックします。
     • ブログ サイトの [管理リンク] の [投稿の管理] をクリックして、投稿リストを表示します。[設定] メニューの [リストの設定] をクリックします。
  3. リストまたはライブラリで電子メールの受信が有効になっている場合は、そのアドレスが [電子メール アドレス] の横の [リスト情報] に表示されます。
• グループにも、SharePoint グループ (SharePoint グループ: SharePoint サイト上に作成できる、ユーザーのグループ。サイトへのアクセス許可を管理したり、サイトのユーザーに電子メールの配布リストを提供したりする目的で使用されます。グループは、同じサイト コレクション内の複数のサイトで使用できます。)と呼ばれる独自の電子メール リストがある場合があります。この場合、メンバはお互いにメールを送信することができます。SharePoint グループ アドレスにはリストまたはライブラリのアドレスを含めることができるので、SharePoint グループのメンバに電子メールを送信するときに、アイテムが自動的に Windows SharePoint Services 3.0 サイトに追加されます。たとえば、チームの SharePoint グループへの添付ファイルとして契約書を送信することができ、その契約書はチームのドキュメント ライブラリにも追加されます。

  SharePoint グループ アドレスがアドレス帳に表示されない場合、サイト所有者からアドレスを入手し、連絡先リストに追加して、後から簡単に見つけられるようにしておく必要があります。

 メモ    リストまたはライブラリでは、管理者の設定方法によっては、電子メール アイテムを送信できるユーザーが制限されることがあります。たとえば、サイトのメンバであるユーザーからのみアイテムを受け付けたり、追加の制限があるなどです。詳細については、サイト所有者または管理者にお問い合わせください。

ヒント  個人ユーザーに電子メールを送信するときに、そのアイテムをリストまたはライブラリにも追加する場合は、メッセージの [CC] ボックスでリストまたはライブラリの電子メール アドレスを指定します。

リストまたはライブラリに電子メールを送信する

1. お使いの電子メール アプリケーションで、以下のいずれかの方法により、送信するアイテムを準備します。
   • ディスカッション アイテムを送信またはチームのブログ (Web ログ) にアイテムを投稿するには、メッセージの本文に内容を入力します。
   • 予定表アイテムを送信するには、電子メールアプリケーションまたは予定表アプリケーションから会議出席依頼や予定を送信します。
   • 画像、フォーム、またはドキュメントを送信するには、メッセージに送信するアイテムを添付ファイルとして追加します。
   • 標準の電子メール メッセージまたは返信を送信するには、通常の電子メール メッセージと同様に、メッセージの本文に内容を入力します。
2. [宛先] ボックスまたは [CC] ボックスに、リストまたはライブラリのアドレスを追加します。

   リストが既に SharePoint グループの一部である場合は、SharePoint グループに電子メールを送信するだけで、リストまたはライブラリにコンテンツを追加できます。詳細については、サイト所有者または管理者にお問い合わせください。

3. メッセージを送信します。ほとんどの電子メール アプリケーションでは、[送信] をクリックすると、メッセージが送信されます。